Hva er et innholdslager?

Et innholdslager er en type innholdsstyringssystem som er rettet mot å tilby et strukturert og logisk middel for lagring av ulike typer dokumenter som inneholder viktige data. Noe forskjellig fra en database, gir denne typen dokumentstyringssystemer vanligvis brukere tilgang til den samme informasjonen mens de bruker forskjellige applikasjoner uten negativ innvirkning på konsistensen av disse dataene. Denne tilnærmingen til å administrere innhold gir en allsidig måte å få mest mulig ut av dokumentasjonen i depotet og kan ofte jobbe raskere enn å prøve å overføre data mellom en database og en enkelt applikasjon.

Mens et innholdslager kan konfigureres på flere forskjellige måter, vil de fleste tilnærminger dele en kjernegruppe av egenskaper. Et sentralt aspekt er muligheten til å la flere applikasjoner gjøre bruk av de samme dataene samtidig. Dette kan være spesielt viktig i en virksomhetsmiljø der flere brukere i forskjellige avdelinger kan ha behov for det samme innholdet. Integriteten til selve innholdet forblir konstant selv om forskjellige brukere får tilgang til informasjonen og bruker den gjennom flere forskjellige applikasjoner.

Grunnleggende funksjoner som er inkludert i et innholdslager gjør det ekstremt enkelt for sluttbrukere å benytte seg av informasjonen som ligger i depotet. Lesing og oppdatering av innhold er en enkel prosess, i tillegg til å utføre søk ved hjelp av nøkkelord eller uttrykk, datoer og andre typer definerte søkekriterier. Data kan eksporteres med samme letthet og importere informasjon, og muligheten til å tilordne forskjellige brukere til bestemte tilgangsnivåer er også en enkel oppgave for depotbehandleren.

Samtidig oppdaterer innholdsoppbevaringen kontinuerlig informasjonen som ligger, vanligvis i sanntid. Dette betyr at hvis flere forskjellige brukere jobber med det samme innholdet til enhver tid og at informasjonen modifiseres eller forbedres av en autorisert bruker, vil alle brukere som for øyeblikket jobber med innholdet ha tilgang til den oppdaterte versjonen. Dette kan være spesielt viktig når de involverte dataene er økonomiske, eller har med kundeposter eller vedlikehold av en eller annen type varelager.

Sammen med de logiske og typisk kompetente delings- og synkroniseringsaspektene ved et innholdsoppbevaring, er denne spesielle tilnærmingen vanligvis veldig enkel for informasjonsteknologespesialister å vedlikeholde og administrere. Å skrive forskjellige skript som gjør det mulig å utføre batchoperasjoner anses som relativt enkelt, og å sjekke informasjonen i innholdsoppbevaringen for å sikre at den ikke har blitt kompromittert på noen måte er også en enkel oppgave. Med riktig konfigurasjon kan denne typen dokumenthåndteringssystem spare mye tid og penger.