Hva er et dataflytningsskjema?

Et dataflytningsskjema er en strukturert visning av data som beveger seg inn og ut av et informasjonssystem. Detaljene i et dataflytningsskjema varierer basert på nivået som er tilordnet det. Generelt har et høyt nivå diagram bare begrenset informasjon inkludert i det, mens et lavere nivå diagram har mye mer detaljert informasjon. Denne informasjonen brukes av et utviklingsteam for å administrere dataene i et informasjonssystem.

Når et team utvikler et informasjonssystem, lager det et dataflytningsskjema for å dokumentere hvordan informasjon vil gå inn og ut av systemet. Til å begynne med opprettes denne informasjonen på et veldig høyt nivå, med bare informasjonssystemets grenser inkludert i diagrammet. Etter hvert som teamet utvikler mer av informasjonssystemets funksjonalitet, kan hver av prosessene i systemet bli inkludert på dataflytningsskjemaet. Dette diagrammet hjelper teamet med å bestemme hvor data vil bli lagret for å støtte systemet.

Disse diagrammer tjener en viktig rolle, siden de dokumenterer hvordan hver prosess i systemet får tilgang til informasjon. Eksterne systemer kan også få tilgang til dataene som er lagret i et gitt informasjonssystem. Disse utvekslingene på tvers av systemer er dokumentert slik at analytikerne kan spore hvert systeminteraksjon. Slike interaksjoner er viktige opplysninger i hver organisasjons databehandlingsprosess.

Offentlige lover og forskrifter krever styring og lagring av visse data. Disse forskriftene varierer fra bransje. Dataflytdiagrammet hjelper hver organisasjon med å administrere hvordan organisasjonen vil oppfylle myndighetskravene for datalagring. Enkelte forskrifter krever lagring i lengre tid. Organisasjonen må planlegge deretter for passende mengde datalagring.

Dataflytdiagrammer hjelper også utviklingsteamet med å designe rapporter og skjermfunksjonalitet når informasjonssystemet kommer sammen. Teamet må vite hvor de skal samle inn dataene for å kunne presentere det for sluttbrukeren. Mens dataflytningsskjemaet i seg selv ikke adresserer systemfunksjonaliteten, dokumenterer det hvilket system som er ansvarlig for å lagre et bestemt stykke data. Utviklingsteamet bruker dataflytinformasjonen for å beskrive i sin funksjonelle dokumentasjon hvor den vil se etter informasjon den vil vise for sluttbrukeren.

Hver organisasjon har et sett med datastrømningsdiagrammer for å dokumentere informasjonen som er lagret i organisasjonens informasjonssystemer. Dette settet med diagrammer brukes til å styre og oppfylle organisasjonens krav til datalagring på riktig måte. Hver organisasjons krav til datalagring bestemmes av organisasjonen selv for å oppfylle en rekke myndigheter og andre juridiske krav.