Hva er en digital faks?
En digital faks er en type faksdokument som blir sendt og noen ganger mottatt som et elektronisk dokument i stedet for et papirdokument som skrives ut ved hjelp av en standard faksmaskin. Fordelen med en digital faks er at det elektroniske dokumentet kan lagres i en fil på en datamaskinens harddisk og skrives ut når og som mottakeren krever en kopi. Som ansett som et grønnere alternativ til tradisjonell faksing, er det mulig å sende en digital faks ved hjelp av maskinvare og programvare utviklet for formålet.
En av de mer vanlige måtene forbrukerne bruker for å sende eller motta en digital faks, er ved å engasjere seg tjenestene til en elektronisk faksleverandør. Med denne applikasjonen får klienten påloggingsinformasjon for å få tilgang til leverandørens nettverk, laste opp en kopi av det elektroniske dokumentet han eller hun ønsker å sende, gir mottakerens informasjon og deretter sender dokumentet. Avhengig av hvordan mottakeren foretrekker å motta dokumentet, kan den digitale faksen dirigeres til en tradisjonell faksmaskin og skrives ut som en papirkopi, eller være i form av en e-postfaks som mottakeren kan lagre på datamaskinen sin stasjon for senere bruk.
Sammen med å sette opp en konto hos en digital faksleverandør, er det også mulig å kjøpe maskinvare som lar brukerne benytte seg av alle typer internettforbindelser for å sende eller motta fakser. Med denne applikasjonen er maskinvaren festet som en perifer enhet til en stasjonær bærbar datamaskin. Deretter installeres programvare på datamaskinen slik at den tilkoblede enheten kan tilby en funksjon som ligner en standard faksmaskin. Mange design gjør det mulig for brukere å sette inn en papirkopi av et dokument som skal fakses direkte i enheten, og deretter følge de grunnleggende instruksjonene for å starte sendingen. Noen modeller lar også brukeren velge en elektronisk fil som er lagret på datamaskinens harddisk, gi nødvendig kontaktinformasjon for mottakeren og sende faksen uten å måtte bruke en utskrift.
En av hovedfordelene ved å bruke en digital faks-tilnærming er at mengden papir som forbrukes i prosessen reduseres. Siden elektroniske dokumenter kan brukes i stedet for papirkopier, bidrar dette til å redusere forsyningsutgiftene til et kontor. I tillegg er det enkelt å trekke og elektronisk dokument og bruke enten en digital faks-tjeneste eller et slags utstyr festet til datamaskinen, slik at brukere kan sende fakser til lavere kostnader, noe som er spesielt viktig hvis virksomheten rutinemessig bruker faksing som en del av forretningsdriften.