Hva er en signaturfil?
En signaturfil er en liten tekstfil som er knyttet til slutten av en e-post. Den inneholder en signatur og annen informasjon, for eksempel et telefonnummer eller en nettadresse. Å bruke en sparer tid og energi fordi du kan stille inn den til å være vedlagt hver gang du sender en e-post, og du trenger ikke å skrive inn den samme informasjonen gjentatte ganger.
De fleste e-postprogrammer og tjenester tillater opprettelse av en signaturfil som en del av programmet eller applikasjonen. Mange lar deg også legge til en fil som ble opprettet ved hjelp av et tekstbehandlingsprogram. Vanligvis kan filen legges til ved å gå til “Alternativer” -delen i e-postprogrammet.
Innholdet i en signaturfil er ubegrensede. Den kan inneholde tekst, nettlenker og til og med bilder eller kunstverk. Vanligvis vil den inneholde en signatur i tillegg til kontaktinformasjon, for eksempel et telefonnummer eller faksnummer, eller lenken til et nettsted. Mange forretningsbrukere legger også til firmalogoen sin. Ofte velger folk som bruker en signaturfil i sin personlige e-post også å ta med et favoritt sitat eller si at enten definerer deres tro eller inspirerer dem.
Selv om det er mange alternativer når du bruker en signaturfil, anbefales det vanligvis å følge visse protokoller når de opprettes for forretningsbruk. Å holde det profesjonelt uten å være altfor uformelt er vanligvis nøkkelpunktet å huske. For eksempel når du bruker en signaturfil i en bedrifts-e-post, er det best hvis du legger ut et personlig tilbud. Det anbefales også å la være mellom den siste setningen i meldingen og signaturdelen av filen. Dette holder det rent og pent og fremhever lett kontaktinformasjonen.
En av hovedfordelene med å ha en signaturfil er at de fleste e-postapplikasjoner tillater bruk av mer enn én fil. Dette kommer godt med, spesielt for forretningsbruk, siden du kan ta imot filen for forskjellige klienter eller på forskjellige stadier av virksomheten. Når det først er et etablert forhold til en klient, kan en signatur som er litt mindre formell se bedre ut. For folk som sender e-post fra en privat konto, kan det være nyttig å endre filen å skille mellom venner, familie og mindre personlige kontakter.
Selv om den vanligste bruken for en signaturfil er for e-post, kan den også brukes med andre applikasjoner. Noen direktemeldinger (IM) -tjenester lar deg legge til en, så vel som noen Usenet-grupper. Det blir også ofte sett i chatfora.