Hva er en myk kopi?

En myk kopi er en elektronisk kopi av et dokument. Det står i kontrast til en papirkopi, et dokument som er skrevet ut på papir eller et annet medium. Myke kopier er enkle å overføre, distribuere, dele og manipulere - alle potensielle ulemper eller fordeler, avhengig av dokumentet det er snakk om. De kan også brukes til å generere papirkopier ved å skrive ut en kopi av dokumentet. Mange papirløse eller lite avfallskontorer er avhengige av myke kopier for å kommunisere og dele informasjon.

Myke kopier kan vanligvis åpnes i en rekke tekstbehandlingsprogrammer. For ekstra sikkerhet kan et dokument lagres i et skrivebeskyttet format. Dette vil tillate folk å se det, men ikke å endre mykt eksemplar. I tilfeller der folk er bekymret for at data blir endret eller manipulert av personer som har tilgang til filen, kan dette være nyttig. Noen programmer opprettholder også endringslogger, slik at folk kan spore endringer som er gjort i dokumentet, og omgjøre dem om ønskelig for å gjenopprette dokumentet til et tidligere punkt.

Personer med myke kopier kan sende dem via e-post, overføre dem over et nettverk eller legge dem på en plate eller en bærbar harddisk for å dele. Denne forskjellige teknikker for distribusjon kan være nyttige og kan gjøre det mulig for kontorer å eliminere utgifter som faksmaskiner og kurerer. Myke kopier har vanligvis ikke den samme juridiske anseelsen som papirkopier på grunn av potensialet for endring, men de kan brukes til de fleste aktiviteter på et kontor, inkludert ting som å sende utskrifter av myk kopi frem og tilbake for redigering og godkjenning , med folk som går gjennom papirkopien nøye før de signerer for å sikre at den inneholder endringene de ønsker.

Myke kopier kan også brukes til ting som presentasjoner, med folk som enten distribuerer dokumentet elektronisk slik at alle har en kopi, eller viser det på en skjerm på en presentasjon eller begivenhet. Evnen til å gjøre endringer frem til siste øyeblikk kan være nyttig for folk som ønsker tid til å perfeksjonere presentasjonene sine, og som kan trenge å gjøre endringer i siste øyeblikk for å imøtekomme endret informasjon og andre problemer. Lærerne lagrer ofte klasseromsmateriell i kopi, slik at de lett kan endre dem og bruke dem på nytt for leksjoner.

For kontorer hvor plass er en viktig vurdering, kan det å gå helt eller for det meste elektronisk gi betydelige fordeler. Folk kan gå gjennom materialer i myk kopi og unngå å generere store mengder papir som vil kreve lagring. Hvis sikkerhet er en bekymring, kan det etableres elektroniske sikkerhetstiltak for å gi mest mulig beskyttelse til myke kopier. Dette kan omfatte verktøy som eksterne sikkerhetskopier for å lagre kopier i tilfelle brann, virus og andre problemer.