Hva er en teknologisk revisjon?

Hovedformålet med en teknologirevisjon er å lage en nøyaktig liste over alt det teknologirelaterte utstyret og programmene som eies eller drives av en organisasjon. Det er tre fokusområder for en teknologisk revisjon: maskinvare, programvare og infrastruktur. En teknologisk revisjon gjennomføres vanligvis en gang per år som en del av organisasjonens prosedyrer ved årsslutt.

Dataene som samles inn under en teknologirevisjon, brukes til å lage et øyeblikksbilde av det nåværende investeringsnivået i informasjonsteknologi. For regnskap kan verdsettelsesverdier oppdateres basert på tilsynet. Den andre bruken av disse dataene er å lage referanser for langsiktige og kortsiktige teknologiplaner.

Det første trinnet som kreves for å fullføre en teknologirevisjon, er å lage et inventar-regneark for maskinvare, programvare og infrastruktur. Dataene fra året før brukes som utgangspunkt, deretter gjennomføres en varelagerkontroll. De fleste inventarlister inkluderer plasseringen av hvert utstyr, som er det beste stedet å starte. Hvert utstyr blir inspisert for å bekrefte plasseringen og bestemme den aktuelle verdien. Lisensavtaler for programvare gjennomgås for å bestemme forfalte innbetalinger og antall tilgjengelige lisenser.

Den neste fasen av en teknologi-revisjon er å justere verdien som er oppført i årsregnskapet for teknologiutstyr for å gjenspeile dagens markedsverdi. Resultatene fra teknologirevisjonen brukes til å bestemme hvilket utstyr som er foreldet, og reduserer verdien til null. Dette kan være basert på alderen på utstyret eller maskinvareproblemer relatert til utstyret.

Teknologirevisjoner gjennomføres normalt av ansatte som støtter driften. Det kreves et visst datakunnskap for å identifisere hvert utstyr og plasseringen av serverrom og nettverkskabler riktig. I store organisasjoner brukes strekkoder og skannere til å spore utstyr da det flyttes gjennom året.

En revisjon av programvareteknologi er mindre tidkrevende å fullføre, fordi det ganske enkelt handler om å gjennomgå lisensavtalene for all den programvaren som er kjøpt. Den viktigste delen av denne typen tilsyn er å bekrefte det faktiske antallet lisenser som er i bruk og de samlede kontraktskostnadene. Mange programvarekontrakter inkluderer en servicenivåavtale som inneholder oppgraderinger, lengde på støtte for den nåværende versjonen og relaterte kostnader. Kontraktskostnadene må sammenlignes med de faktiske kostnadene for at dette forholdet skal kunne håndteres riktig. Investering i en teknologirevisjon er en integrert del av strategisk planlegging av informasjonsteknologi.