Hva er et automatisert informasjonssystem?

Et automatisert informasjonssystem er ganske enkelt et system der informasjon blir behandlet for innsamling og distribusjon gjennom en serie automatiserte prosesser. Systemet krever ofte svært lite menneskelig interaksjon annet enn oppsett og vedlikehold. Det automatiserte informasjonssystemet blir ofte brukt for å få tilgang til informasjon og sende den ut til enkeltpersoner. De som bruker automatiserte informasjonssystemer inkluderer myndigheter, biblioteker og private virksomheter.

Bruken av et automatisert informasjonssystem, også kjent som et automatisert informasjonsstyringssystem, kan være til stor fordel både for offentlige institusjoner og private selskaper. Prosessen med å raskt spre informasjon gjennom et automatisert system kan spare mange timer kjedelig arbeidskraft, og dermed gi kostnadsbesparelser for enheten som trenger å få den informasjonen distribuert. Denne typen systemer kan gjøre alt fra å minne mennesker når en regning skyldes advarsel om en potensielt alvorlig situasjon.

Et eksempel på et automatisert informasjonssystem mange i USA er kjent med er Amber Alert-systemet. Dette systemet er et landsdekkende nettverk som er automatisert for å varsle enkeltpersoner om et mulig bortført barn. Systemet kan finjusteres slik at informasjon blir sendt ut til et begrenset geografisk område der barnet sannsynligvis vil være. I løpet av få minutter kan det vises eller sendes på trafikkskilt, TV og radio, e-post, telefonsamtaler og til og med tekstmeldinger til mobiltelefoner. Å bruke enkeltpersoner til å distribuere denne informasjonen ville ikke bare være veldig kostbart, men også kaste bort verdifull tid, slik at en mulig gjerningsmann kan flykte med barnet.

Et automatisert bibliotekinformasjonssystem er spesielt nyttig for de som leter etter spesifikke bibliotekmaterialer. Ofte er hele kortkatalogen til et bibliotek tilgjengelig både i selve biblioteket, ved bruk av bibliotekets nettverk og online. Så snart bøker er skannet inn, vil de øyeblikkelig vises som tilgjengelige, uten bibliotekarens videre arbeid som trengs. De elektroniske mulighetene til denne typen automatisert informasjonssystem er spesielt praktiske for bibliotekbrukeren. Det er ikke nødvendig å gå til biblioteket, bare for å bli skuffet hvis de ønskede materialene ikke er tilgjengelige, da det kan sjekkes direkte hjemmefra.

I privat virksomhet kan et automatisert informasjonssystem også være veldig viktig, spesielt når det gjelder salg og kundetilfredshet. For eksempel kan de som gjennomfører massemarkedsføringskampanjer via telefon, bruke disse systemene for å holde oversikt over klienter. Noen automatiserte informasjonssystemer vil ikke bare ringe nummeret, men kan gi hele salgstoppen. I andre tilfeller vil ringetelefonen dirigeres direkte til en live markedsfører. Et automatisert informasjonssystem kan også følge med på ansattes timer og lønn.