Hva er en autosvarer?
En autosvarer er et program som automatisk genererer et svar når det mottar informasjon. Den klassiske bruken av autosvar er i e-postadministrasjon, men disse programmene kan også finnes på nettsteder. Denne typen programmer kan være et veldig nyttig og kraftig verktøy for alt fra internettmarkedsføring til administrering av opptak til et universitet. Mange mennesker har opplevd en versjon av autosvaren på et tidspunkt i livet.
De tidligste versjonene av disse programmene ble designet for å returnere feil når en e-post ikke kunne leveres, for å varsle avsenderen om et problem. Etter at postleveringssystemet hadde gjort flere forsøk, ville det fortelle autoresponderen å kontakte avsenderen og fortelle ham eller henne at e-posten ikke ble levert. Årsaken til feilen kan også være detaljert, slik at avsenderen skulle vite hvorfor feilen skjedde, og hvordan den kan forhindres i fremtiden.
Dette konseptet begynte også å bli adoptert av folk som ønsket å sende øyeblikkelig svar når de mottok e-post for å gi avsendere beskjed om at e-posten ble mottatt, og svar kunne forventes. Disse autosvarene brukes ofte på kundeservicenettsteder for å fortelle folk at forespørslene deres er mottatt, og at de vil bli behandlet innen en bestemt tidsperiode. Denne teknikken brukes også i markedsføring, slik at når noen gjør et forsøk på kontakt, blir kontakten umiddelbart returnert og forsterket.
Folk kan også bruke autosvar for å håndtere e-posten deres når de er ute av kontoret eller ikke er tilgjengelige. Mens de er på ferie, setter mange mennesker opp autosvar slik at avsendere vil vite hvorfor et personlig svar ikke vil komme umiddelbart når de mottar e-post. Personer som er spesielt opptatt av å svare på e-post og forespørsler, kan slå på autosvaren når de ikke er tilgjengelige, selv om de bare er kort tid på et møte eller ved lunsj.
Innholdsbaserte programmer er også tilgjengelige. Når noen for eksempel vil melde seg ut av en e-postliste, vil serveren generere en autosvar for å bekrefte at personens navn og e-post er fjernet. Disse innholdsbaserte autosvarene lar folk fokusere på e-post og problemer som må personlig ivaretas, noe som sparer tid på kontoret. Programmer på nettsteder utfører ofte den samme funksjonen, og guider brukere gjennom grunnleggende henvendelser for å se om autoresponderen kan hjelpe før en ekte person trenger å bli involvert.