Hva er en redigeringssjekk?

En redigeringskontroll, også referert til en redigeringstest, sjekker data som er lagt inn i et dataregistreringssystem for gyldighet. Det brukes ofte av bedrifter, organisasjoner og byråer som trenger å utføre en rekke kontroller av informasjon før den sendes videre til noen som kan behandle dataene. En redigeringssjekk kan bekrefte kvalifiseringen til søkere eller krav. Innleveringer som mislykkes i en redigeringskontroll returneres ofte slik at de kan rettes.

Data som legges inn i hvilket som helst datasystem, kan kontrolleres for gyldighet ved hjelp av en redigeringssjekk. Systemet kan bruke programmerte logiske rutiner, subroutines og matematiske formler for å gjøre disse kontrollene. Bedrifter bruker ofte redigeringssjekker for å bekrefte at deres datasystemer har gyldige kundedata, for eksempel navn, i seg. Hvis en redigeringssjekk finner ut at kundenavn har numeriske tegn i seg, kan for eksempel bedriftseieren varsles om avviket og rette det. På denne måten kan redigere sjekker hjelpe virksomheter med å rydde opp i kundeinformasjonen og sikre standard korrespondanse.

Offentlige etater bruker også jevnlig redigeringssjekker for å bestemme gyldigheten og nøyaktigheten til skjemaer, applikasjoner eller krav de mottar. Innleveringer som omhandler penger blir ofte sendt gjennom redigeringssjekker før de blir vurdert av faktiske personer. Dette kan spare tid når arbeidstakere har å gjøre med mange innleveringer samtidig.

Innleveringer som ikke klarer å passere redigeringskontroller kan returneres slik at de kan korrigeres før gjeninnlevering. I det siste ble forkastede innleveringer ofte endret over telefonen etter at de ble sendt inn. Organisasjoner, byråer eller bedrifter som bruker redigeringssjekker, synes det imidlertid som upraktisk å foreta slike korreksjoner, fordi de kan kreve mye tid og kan unngås. Steder som bruker redigerer sjekker som en del av systemet, mener generelt at de som sender inn skjemaer, krav og søknader har ansvaret for å sikre at de er nøyaktige.

Noen steder kan det gis innleverte notater. Avviste innsendinger kan være ledsaget av brev som beskriver arten av avviket. Tips om hvordan du kan forbedre innleveringen kan til og med inngå i brevet. Målet med å returnere en innsending er å få innleveringen korrigert slik at den kan behandles så snart som mulig. Som sådan blir de som sender inn materiale som kreves for å passere en redigeringskontroll ofte oppfordret til å sende inn tidlig for å gi tid til å foreta eventuelle rettelser, hvis det er nødvendig.