Hva er et elektronisk filskap?

Et elektronisk filskap kan enten være en metaforisk referanse til et system for lagring av dokumenter og annen informasjon om et elektronisk medium, for eksempel en datamaskin harddisk, eller det kan referere til et faktisk stykke programvare som hjelper med å lage og vedlikeholde elektroniske poster. Mange ganger blir et elektronisk filskap referert til som en måte å lagre fysiske dokumenter digitalt for å øke effektiviteten ved å finne dokumentene eller for å minimere plassen som trengs for de fysiske postene. Å bruke et elektronisk arkiveringssystem kan tillate flere brukere å få tilgang til informasjon samtidig uten å trengs foran et fysisk filskap og kan også gjøre informasjonen den inneholder tilgjengelig eksternt gjennom nettverkstilkoblinger.

Det er ingen en eneste definisjon av hva et elektronisk filskap faktisk er; I stedet refererer begrepet generelt til å bruke elektronisk lagring på en måte som tilnærmer et fysisk filskap. På et veldig grunnleggende nivå, en enkelt katalog på en beregningR harddisk som inneholder noen dokumenter eller andre filer er teknisk sett et elektronisk filskap, fordi filene er separate, indekserte og noen ganger søkbare gjennom funksjonene i operativsystemet. Et veldig avansert elektronisk arkiveringssystem kan bruke et relasjonsdatabaseadministrasjonssystem (RDBMS), i hovedsak tillate brukerne å kategorisere hvert informasjonsstykke innenfor et rammeverk som deretter kan søke eller huske informasjonen på en spesifikk måte.

Det er mange alternativer tilgjengelig når du bruker et elektronisk filskap som et fysisk skap ikke kan gi. Hele arkivskapet, avhengig av størrelsen, kan kopieres på en digital enhet eller kompakt disk (CD), slik at den kan sikkerhetskopieres, overføres eller føres lett rundt. Det kan også gjøres tilgjengelig gjennom et nettverk slik at flere brukere kan få tilgang til det uavhengig av sted. Informasjon innen den elektroniske innleveringssystemenSTEM kan være passordbeskyttet eller kryptert for ekstra sikkerhet. I noen tilfeller kan dokumenter i et elektronisk system lett søkes etter visse nøkkelord, noe som gjør litt informasjon lettere å finne enn det ville være med et fysisk skap.

Noen applikasjoner som prøver å tilby et komplett styringssystem for informasjon og dokumenter kan kalles elektronisk filkabinettprogramvare. Disse inkluderer ofte databaselignende funksjoner og alternativer for nettverkstilgang eller generering av rapporter. I noen tilfeller kan hele sett med dokumenter indekseres ved en applikasjon, slik at de lett blir gjennomsøkt gjennom et grafisk brukergrensesnitt (GUI).

Noen ganger kan det oppstå noen problemer rundt bruken av et elektronisk filskap. Den ene er at hvis informasjonen blir hentet fra online kilder, kan det være opphavsrettsspørsmål involvert i lagring av dokumenter uten tillatelse fra forfatterne. En annen sak, spesielt innen felt som har sterke personvernlover, er at et grunnleggende elevTronic File Cabinet System gir kanskje ikke alle poengene for sikkerhet og personvern som er mandat, noe som betyr at en mer intensiv, bransjespesifikk type elektronisk registreringssystem kan trenge å brukes til sensitive data.