Hva er et elektronisk filskap?

Et elektronisk arkivskap kan enten være en metaforisk referanse til et system for lagring av dokumenter og annen informasjon på et elektronisk medium, for eksempel en datamaskinens harddisk, eller det kan referere til en faktisk programvare som hjelper med å opprette og vedlikeholde elektroniske poster. Mange ganger omtales et elektronisk arkivskap som en måte å lagre fysiske dokumenter digitalt for å øke effektiviteten av å finne dokumentene eller for å minimere plassen som trengs for de fysiske postene. Ved å bruke et elektronisk arkiveringssystem kan flere brukere få tilgang til informasjon samtidig uten å trenge foran et fysisk arkivskap, og kan også gjøre informasjonen den inneholder eksternt tilgjengelig via nettverkstilkoblinger.

Det er ingen definisjon på hva et elektronisk arkivskap faktisk er; i stedet refererer begrepet generelt til å bruke elektronisk lagring på en måte som tilnærmer seg et fysisk arkivskap. På et helt grunnleggende nivå er en enkelt katalog på en datamaskinens harddisk som inneholder noen dokumenter eller andre filer, teknisk sett et elektronisk filskap, fordi filene er separate, indekserte og noen ganger søkbare gjennom funksjonene i operativsystemet. Et veldig avansert elektronisk arkiveringssystem kan benytte et relasjonsdatabasestyringssystem (RDBMS), i det vesentlige slik at brukerne kan kategorisere hvert informasjonsstykke innenfor et rammeverk som deretter kan søke eller huske informasjonen på en spesifikk måte.

Det er mange tilgjengelige alternativer når du bruker et elektronisk arkivskap som et fysisk skap ikke kan tilby. Avhengig av størrelsen kan hele arkivskapet kopieres til en digital enhet eller CD (CD), slik at det enkelt kan sikkerhetskopieres, overføres eller transporteres rundt. Det kan også gjøres tilgjengelig gjennom et nettverk slik at flere brukere kan få tilgang til det uavhengig av beliggenhet. Informasjon i det elektroniske arkiveringssystemet kan passordbeskyttes eller krypteres for ekstra sikkerhet. I noen tilfeller kan dokumenter i et elektronisk system lett søkes etter bestemte nøkkelord, noe som gjør litt informasjon lettere å finne enn det ville være med et fysisk skap.

Noen applikasjoner som prøver å tilby et komplett styringssystem for informasjon og dokumenter, kan kalles elektronisk filskapsprogramvare. Disse inkluderer ofte databaseaktige funksjoner og alternativer for nettverkstilgang eller generering av rapporter. I noen tilfeller kan hele sett med dokumenter indekseres av et program, slik at de lett blir gjennomgått gjennom et grafisk brukergrensesnitt (GUI).

Noen ganger kan det oppstå noen problemer rundt bruken av et elektronisk arkivskap. Den ene er at hvis informasjonen blir hentet fra kilder på nettet, kan det være opphavsrettslige problemer involvert i lagring av dokumentene uten tillatelse fra forfatterne. Et annet spørsmål, spesielt i felt som har sterke personvernlover, er at et grunnleggende elektronisk filskapssystem kanskje ikke gir alle poengene med sikkerhet og personvern som er pålagt, noe som betyr at en mer intensiv, bransjespesifikk type elektronisk journalsystem kan trenge brukes til sensitive data.