Hva er et elektronisk referansebibliotek?
Et elektronisk referansebibliotek er en samling av informasjon fra forskjellige kilder som er samlet og lagret i digital form, noe som gir tilgang til ressursene og informasjonen fra en datamaskin eller annen elektronisk enhet. Det er flere grunner til at et elektronisk referansebibliotek kan brukes i stedet for å lagre fysiske bøker og papirer. Disse inkluderer begrenset plass til fysiske bøker, krav til tilgang til fjern eller storstilt tilgang til ressursene, og hyppige oppdateringer til informasjon som vil være ineffektiv eller upraktisk med trykt materiale. Det elektroniske referansebiblioteket kan være vert på en datamaskinserver, noe som tillater nettverk eller Internett-tilgang, eller det kan komprimeres på en serie kompakte disker (CDer) for bruk på en datamaskin.
En bruk for et elektronisk referansebibliotek er å arkivere bøker i et fysisk bibliotek. Bøker kan skannes digitalt og lagres enten som faktiske bilder av sidene, som det kan være ønskelig med opplyste manuskripter, eller skannes og konverteres til vanlig tekst med optisk karaktergjenkjenningsprogramvare. Bøkene kan lagres på en server som er tilgjengelig fra biblioteket eller utenfor dem via Internett. Dette har fordelen ved permanent lagring av bøker uten fare for tap, fordi de digitale filene ikke vil forringe og ikke kan gå tapt eller stjålet. Det kan også spare plass i et bibliotek og potensielt gi informasjon til andre biblioteker gjennom et større nettverk.
En annen bruk for et elektronisk referansebibliotek er å gi tilgang til dokumenter eller papirer som regelmessig blir oppdatert og tilgjengelig fra flere forskjellige steder av mange mennesker. Å ha en sentral digital plassering for dokumentene betyr at alle som bruker serveren eksternt vil se på nøyaktig samme informasjon. Dette fjerner problemer som å måtte oppdatere permer eller annet trykt materiale fysisk eller på annen måte hver gang en endring gjøres, noe som forhindrer at viktige oppdateringer blir upåaktet hen eller blir forsinket.
Begrepet "elektronisk referansebibliotek" brukes også kommersielt for å referere til en CD som inneholder en eller flere digitale versjoner av bøker. Disse CDene er vanligvis rimeligere enn å kjøpe de enkelte bøkene i trykt form. Det er flere fordeler for både forbrukeren og selskapet som produserer referanse-CD. Primært kan det spare plass og tillater en person å bære en stor mengde informasjon i en veldig liten, lett form.
Flere høyskoler og universiteter bruker et elektronisk referansebibliotek for å holde dokumenter som akademiske artikler og studentpublikasjoner tilgjengelig for studenten og fakultetsbasen. Informasjonen er digital, så det er ikke behov for et komplekst fysisk arkivsystem eller plass til å lagre gamle publikasjoner. Et elektronisk referansebibliotek kan også tillate detaljerte søk av tusenvis av dokumenter på bare noen få sekunder.