Hva er et intelligent dokument?

Et intelligent dokument er en spesifikk type interaktivt, elektronisk dokument. Det skiller seg fra et standard elektronisk dokument ved at det er dynamisk og kan tilpasses. Virksomheter fra markedsføringsfirmaer til kommersielle leasingsenheter kan dra nytte av å inkorporere intelligente dokumenter i sin virksomhet, fordi bruk av dem kan spare tid og ressurser ved øyeblikkelig å reflektere spesifikke data.

Formater for intelligente dokumenter inkluderer Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, Cardiff-programvare og XForms by W3C®. DocFire ™, Exari og Intelledox kan også betraktes som en del av den intelligente dokumentløsningen. Hvilken som helst av disse programvarene kan programmeres for å hjelpe til med produksjon og bruk av intelligente dokumenter. De er også XML-baserte, angående dataene som brukes.

Et intelligent dokument er forskjellig fra det gjennomsnittlige elektroniske dokumentet på en grunnleggende måte. Mens et elektronisk standarddokument kan sies å være den digitale versjonen av et stykke papir, er et intelligent dokument interaktivt og kan være dynamisk. Interaktive elektroniske dokumenter tillater høy personalisering av dokumenter, enten for brukeren eller seeren.

Personlige websider, presentasjoner og skjemaer som endres etter brukerens forespørsel kan betraktes som intelligente dokumenter. De fungerer vanligvis i forbindelse med Internett og en type serverprogramvare. Disse tingene hjelper til med å bringe det intelligente dokumentet til live, holde det dynamisk og svare på innspill.

Bruksområdene for et intelligent dokument er mange. Disse dokumentene kan hjelpe virksomheter med å effektivisere driften, hjelpe til med kundeserviceprotokoller og kutte kostnader. Enkelte virksomheter som er avhengige av stadig skiftende data, for eksempel markedsføringsfirmaer, kan også bruke intelligente dokumenter på sin forretningspraksis. For eksempel har markedsføringsfirmaer som bruker intelligente dokumenter for automatisk å fylle direkte markedsføringsmateriell med potensielle personers informasjon, en bedre sjanse til å nå sine målmarkeder og øke konverteringsfrekvensen. De kan også stivne merkevarene sine, ha bedre kundebeholdning og senke kostnadene forbundet med markedsføring ved å bruke intelligente dokumenter.

Et eksempel på praktisk anvendelse av intelligente dokumenter inkluderer kommersiell leasing og utlån. Denne bransjen er basert på ideen om at flere enheter vil låne ut og lease til forretningsformål og for bestemte tidsrom, slik at intelligente dokumenter kan hjelpe enhetene som driver med utlån og leasing. Intelligente dokumenter kan gi utlåns- og leasingagenter dokumenter som er intelligent programmert for å gjenspeile leietakers navn og annen personlig informasjon. Dette kan spare utleier tid og ressurser når du prøver å fullføre avtaler.