Hva er innholdsstyring?

Ulike typer informasjon, eller innhold, er tilgjengelig over hele Internett. Dette innholdet krever organisering på flere forskjellige måter, avhengig av type. Å kontrollere denne informasjonen på en ordnet måte kalles content management.

Også kjent som CM, inneholder innholdsstyring alle teknologier, teknikker og prosesser som et selskap kan kreve for å opprettholde innholdet. Slike systemer kan omfatte publiseringsplattformer, samlingsstøtte, publisering og deling av filer, og mange andre typer styring. Noen virksomheter kan utvikle interne prosesser for disse virkemidlene. Andre kan ansette spesifikke selskaper som spesialiserer seg på å administrere innhold, eller kjøpe programvare for å hjelpe dem med å manipulere filene sine.

Behandlingen av hvert stykke innhold varierer avhengig av type. Innhold kan være i form av grunnleggende ord eller setningssammensetning. Dette kan være tilfelle når det gjelder nyhetsnettsteder, informasjonsartikler eller instruksjoner for hvordan du gjør det. Den kan også inneholde hypertekstkoblinger som leder leseren til ytterligere informasjon.

Digitalt innhold kan være mye mer sammensatt. Det kan eksistere i multimediefiler, for eksempel video- eller lydfiler. Når en virksomhet har disse filtypene å administrere, kan de kreve ekstra teknisk støtte og virtuell lagringsplass.

Vanligvis brukes et innholdsstyringssystem, eller CMS, for å kontrollere innholdsstyring. Ikke bare varierer et slikt system med hvilke typer innhold som administreres, men også med behovene virksomheten som eier innholdet kan ha. Noen bedrifter har kanskje bare en eller to ansatte som krever tilgang til innholdet. Denne situasjonen krever kanskje bare enkle innholdsstyringsverktøy.

Andre virksomheter kan trenge flere arbeidere for å redigere eller se innholdet. Disse selskapene kan trenge mer komplekse innholdsstyringssystemer for å holde informasjonen organisert. Hvis dette skjer, er det vanligvis nødvendig med opplæring for systemet også for ansatte.

Systemer for å administrere innhold kan også gi andre verktøy for selskaper. I tillegg til publisering, redigering og lagring, tillater noen systemer samarbeid mellom ansatte. Dette kan være nyttig når ansatte er avsidesliggende eller ikke alle jobber på samme sted. Oppgaver kan ofte tildeles gjennom et innholdsstyringssystem. Mange virksomheter foretrekker et innholdsstyringssystem som gjør det mulig å arkivere eller slette gammelt innhold som ikke lenger er i bruk for å spare plass og inntekter.

Når du bruker denne typen systemer, tillates det vanligvis flere roller. En skaper er utstyrt med verktøyene for å lage nytt innhold og gjøre endringer i det, mens en redaktør også kan gjøre endringer og kan ha et litt annet sett verktøy tilgjengelig. Utgiveren kan være ansvarlig for å forberede innhold for offentlig visning, mens en administrator overvåker hele prosessen og gir tillatelser til oppgave- og verktøytilgang. Andre ansatte kan få tilgang til seer eller gjest for å se, men ikke endre, dokumenter.