Hva er dokumentavbildningsprogramvare?

Dokumentavbildningsprogramvare er en applikasjon som brukes i dokumenthåndtering for å konvertere papirdokumenter til digitalt format. Skannere brukes til å legge inn dokumentinformasjon, og deretter bruker dokumentavbildningsprogramvaren typisk og lagrer dokumentene, bruker Optical Character Recognition (OCR) for å gjøre dem søkbare og redigerbare og filmer dem. Dokumentavbildningsprogramvare kan integreres med multifunksjons periferiutstyr (MFP), slik at programvaren kan håndtere dokumenter når de er skannet.

Ofte inkluderer Document Imaging-programvaren innebygde funksjoner for å strømlinjeforme og kontrollere redigering av lagrede dokumenter. Noen applikasjoner inkluderer muligheten til å sjekke ut et dokument for å sikre at bare en bruker kan redigere et dokument om gangen. Programvaren kan også lette godkjenningsprosesser slik at endringer ikke blir brukt på dokumenter før spesifiserte administratorer godkjenner dem.

Programvaren kommer vanligvis med sitt eget grafiske brukergrensesnitt for lagring og lokalisering av filer. Grensesnitt kan omfatte drag-og slippfunksjoner og noen ganger innlemmer søkemotorer som ligner på de som brukes til å søke på internett, slik at brukere raskt og enkelt kan finne filer. Dokumenter som er lagret i programvaren kan skrives ut, sendes e -post og digitalt faks. Noe programvare lar brukere kommentere dokumenter ved hjelp av innebygde kommentarfunksjoner.

Dokumentavbildningsprogramvare inkluderer ofte muligheten til å integrere dokumenter med andre programmer. Dokumenter kan lagres i Portable Document Format (PDF) og Microsoft® Office-kompatible formater, og bilder kan eksporteres i formater som JPEG og TIFF. Data kan også kopieres og limes inn i tekstbehandlingsdokumenter og regneark.

Mange virksomheter bruker dokumentavbildningsprogramvare for sikkerhetsfunksjonene. Brukere kan være tillatt eller nektet tilgang til visse filer basert på brukerprivilegenivå, og filer kan låses for redigering, eller redigeringer kan kreve godkjenning før væreing anvendt på dokumenter. I tillegg til å gi sikkerhet ved å kontrollere tilgang til og endre dokumenter, gir Document Imaging -programvaren forretningssikkerhet fordi digitale filer, i motsetning til papirdokumenter, enkelt og regelmessig sikkerhetskopieres. Dette gjør at bedrifter kan beskytte dokumenter i tilfelle katastrofale hendelser som brann eller flom.

Digital Imaging -programvare har også flere andre fordeler. I tillegg til å gi økt sikkerhet, lagrer digitale filer lagringsplass. Datamaskinfiler er lettere tilgjengelige og enklere å dele enn papirdokumenter, spesielt for store, spredte arbeidsgrupper. Programvare som inkluderer automatiske arkiveringsfunksjoner kan også spare administrasjonskostnader. Siden de fleste dokumenter til slutt blir brukt elektronisk, gir arkivering og lagring av dem i elektronisk format kontinuitet, konsoliderer arbeidsflyter og sparer tid.