Hva er programvare for dokumentavbildning?

Dokumentbilde-programvare er et program som brukes i dokumenthåndtering for å konvertere papirdokumenter til digitalt format. Skannere brukes til å legge inn dokumentinformasjon, og deretter navner og lagrer dokumentbehandlingsprogramvaren dokumentene, bruker optisk karaktergjenkjenning (OCR) for å gjøre dem søkbare og redigerbare, og arkiverer dem. Dokumentbilde-programvare kan integreres med multifunksjonsutstyr (MFPer) slik at programvaren kan håndtere dokumenter når de skannes.

Ofte inkluderer programvare for dokumentavbildning innebygde funksjoner for å effektivisere og kontrollere redigering av lagrede dokumenter. Noen applikasjoner inkluderer muligheten til å sjekke ut et dokument for å sikre at bare en bruker kan redigere et dokument om gangen. Programvaren kan også lette godkjenningsprosesser slik at endringer ikke blir brukt på dokumenter før spesifiserte administratorer godkjenner dem.

Programvaren har vanligvis et eget grafisk brukergrensesnitt for lagring og lokalisering av filer. Grensesnitt kan inkludere dra-og-slipp-funksjoner, og noen ganger inkludere søkemotorer som ligner dem som brukes til å søke på Internett, slik at brukere raskt og enkelt kan finne filer. Dokumenter som er lagret i programvaren kan skrives ut, sendes via e-post og fakses digitalt. Noe programvare lar brukere kommentere dokumenter ved hjelp av innebygde kommentarfunksjoner.

Programvare for dokumentavbildning inkluderer ofte muligheten til å integrere dokumenter med andre programmer. Dokumenter kan lagres i bærbart dokumentformat (PDF) og Microsoft® Office-kompatible formater, og bilder kan eksporteres i formater som jpeg og tiff. Data kan også kopieres og limes inn i tekstbehandlingsdokumenter og regneark.

Mange bedrifter bruker programvare for dokumentavbildning for sikkerhetsfunksjonene. Brukere kan tillates eller nektes tilgang til visse filer basert på brukerprivilegienivå, og filer kan låses for redigering, eller redigeringer kan kreve godkjenning før de blir brukt på dokumenter. I tillegg til å gi sikkerhet ved å kontrollere tilgang til og endre dokumenter, gir dokumentbehandlingsprogramvare forretningssikkerhet fordi digitale filer, i motsetning til papirdokumenter, enkelt og regelmessig kan sikkerhetskopieres. Dette tillater bedrifter å beskytte dokumenter i tilfelle katastrofale hendelser som brann eller flom.

Programvare for digital avbildning har også flere andre fordeler. I tillegg til å gi økt sikkerhet, sparer digitale filer lagringsplass. Datafiler er lettere tilgjengelig og enklere å dele enn papirdokumenter, spesielt for store, spredte arbeidsgrupper. Programvare som inkluderer automatiske arkiveringsfunksjoner, kan også spare administrative kostnader. Siden de fleste dokumenter til slutt brukes elektronisk, gir arkivering og lagring av dem i elektronisk format kontinuitet, konsoliderer arbeidsflyt og sparer tid.