Hva er elektronisk datautveksling?

Elektronisk datautveksling er et verktøy som brukes for å lette overføring av data mellom to separate systemer. Det er flere regler og protokoller rundt denne typen datautveksling som må koordineres på forhånd. Den vanligste grunnen til å etablere en elektronisk datautveksling er å tilby en sikker, rimelig måte å gi sensitiv informasjon til enten en klient eller forretningspartner. Denne typen dataoverføring finnes ofte i banker, myndigheter eller andre bransjer der det kreves en god del detaljer.

For å opprette en elektronisk datautveksling, må leverandøren og mottakeren være i hyppig kommunikasjon. Denne typen prosjekt tar vanligvis fire til seks ukers dedikert innsats fra begge sider for å fullføre. Hver side bør bygge et prosjektgruppe som inkluderer en utvikler eller programmerer som har erfaring med programvaren som vil motta eller overføre datafilen. I tillegg er det ofte nødvendig med sikkerhets- eller infrastrukturpersonell for å bestemme hvordan informasjonen skal utveksles og hvilke sikkerhetsprotokoller som må være på plass, på begge sider.

Det første trinnet i å utvikle en elektronisk datautveksling er å identifisere formatet og utformingen av filen som skal overføres. Dette inkluderer de nøyaktige dataene som vil bli gitt i filen, ikrafttredelsesdatoen og hvor ofte filen blir sendt. For eksempel må en datafil med bøker kjøpt av et bibliotek fra en utgiver inkludere identifikasjonsnummer, mengde, beløp, valuta, kjøpsdato, kundekontonummer og en unik filidentifikator. Formatet kan variere, men er ofte kommaseparerte verdier (CSV) eller tekst (TXT).

Når formatet er bekreftet, må oppsettet til dataene gjennomgås. I en elektronisk datautveksling blir filen vanligvis lastet opp direkte til et datasystem. Det kreves et program for å oversette hver datakolonne i filen til riktig felt. Denne oversettelsen er ofte ganske tidkrevende, spesielt for den første filen. Når en mal er opprettet, beveger prosessen seg mye raskere.

Sikkerheten til filen og tilgang til de forskjellige systemene er neste problemstilling som må løses. Dette oppnås oftest gjennom opprettelsen av et filoverføringsnettsted eller FTP. Dette nettstedet er egentlig bare en nettverksstasjon som er tilgjengelig via Internett. Det sendes et brukernavn og passord til avsenderen, som deretter kan laste opp filen etter behov. Mottakeren får beskjed om at en fil er tilgjengelig og kan deretter laste ned filen fra nettstedet og laste den opp til hovedsystemet.