Hva er styring av informasjonslivssyklus?

Styring av informasjonslivssyklus er navnet som gis til strategiene og policyene en virksomhet bruker for å opprettholde og organisere digital informasjon. Det er den moderne utviklingen av strategier som brukes til å administrere fysiske data som lagret på papir, film og andre fysiske medier. Et stykke data gjennomgår fem faser av informasjonslivssyklusstyring. Dette er oppretting, distribusjon, vedlikehold, bruk og disposisjon.

Med styring av informasjonslivssyklus kontrolleres bevegelsen og lagringen av et gitt stykke data fra det opprettes til det tidspunktet det slutter å være nyttig. Vanligvis skjer dette i forretningssammenheng, selv om styring av informasjonslivssyklus også kan brukes til å opprettholde data for myndigheter eller andre formål. En virksomhets policy for informasjonslivssyklusadministrasjon er diktert av organisasjonens overordnede mål og er nært knyttet til den generelle informasjonsteknologipolitikken.

Prosessen begynner med å opprette eller motta et nytt stykke informasjon. Dataene kan enten opprettes internt, som når en regnskapsfører utarbeider et budsjett for organisasjonen, eller det kan mottas fra noen utenfor selskapet. Dette kan inkludere skjemaer, korrespondanse eller rapporter.

Informasjonen blir deretter distribuert. På internt nivå overføres dataene til arbeidere og ledere i selskapet som kan trenge det for å ta politiske beslutninger. Dataene kan også distribueres eksternt til leverandører, kunder eller aksjeeiere.

Deretter kan informasjonen brukes til å ta beslutninger eller veilede selskapets policy. Gjennom bruks- og distribusjonsprosessen må informasjonen opprettholdes. Vedlikehold inkluderer arkivering, henting og overføring av informasjonen. For at informasjonen skal være nyttig, må virksomheten ordne den i en forhåndsbestemt sekvens og ha et system på plass for å håndtere den. Prosesser for sporing av data mens de er i bruk er også en del av vedlikeholdstrinnet.

Til slutt gjennomgår informasjon disposisjon. Dette er retningslinjene for håndtering av informasjon som har blitt mindre verdifull over tid. Slike data er sjeldnere tilgjengelig og kan ha allerede oppfylt kravene til oppbevaring som er fastsatt av myndigheters eller organisatoriske regler.

I et godt organisert system for styring av informasjonslivssyklus, beveger data seg jevnt gjennom disse fem trinnene. Et unntak er når virksomheten blir involvert i en rettslig handling. I dette tilfellet kan noen data fryses eller fjernes fra den generelle datastrømmen til det juridiske spørsmålet kan løses.