Hva er kunnskapshåndteringsprogramvare?

Programvare for kunnskapshåndtering er et verktøy, eller sett med verktøy, som brukes til elektronisk å samle inn, organisere, dele og gjennomgå forretningsinformasjon blant en rekke brukere. Begrepet kunnskapshåndtering (KM) utviklet seg på 1990-tallet da virksomheter slet med effektive måter å administrere og hente forretningsinformasjon på. Enterprise content management systems ble utviklet, sammen med spesifikk kunnskapshåndteringsprogramvare for å lette innsamling og distribusjon av kunnskap. For tiden er det hundrevis av forskjellige KM-programvareverktøy, som hver er designet for en bestemt type virksomhet.

Ulike grupper som kundeservice, informasjonsteknologi (IT), detaljhandel, vitenskap, ingeniørfag, myndigheter og utdanning kan trenge spesialisert programvare for kunnskapshåndtering. For eksempel håndterer noen KM-programvare informasjon om klienter eller kunder, for å forbedre salg og kundesupport. En annen type kan samle informasjon om ansattes ferdigheter, talenter, utdanning og virksomhetsopplæring, for å benytte deg av kompetanse som kan ha gått upåaktet hen i fortiden. Noen verktøy administrerer arbeidsflyt, gir opplæring eller standardiserer prosesser gjennom trinnvise instruksjoner eller manualer.

Kunnskapsstyring begynner med prosessen med å samle tilgjengelig informasjon. Papirdokumenter, e-postmeldinger, .pdf- eller tekstbehandlingsfiler, tegninger eller grafikk, webinnhold, håndskrevne dokumenter, mikrofilm eller mikrofiche og digitale filer er alle mulige innganger. En fagekspertes kunnskap kan også skrives ned og legges til kunnskapsgrunnlaget. Spesielle verktøy kan konvertere forskjellige informasjonsinnganger til et standardformat og forbedre kvaliteten på den resulterende dokumentasjonen. Det resulterende kunnskapssettet lagres vanligvis i en kraftig database.

Når informasjonen er samlet, brukes andre programvareverktøy for kunnskapshåndtering for å administrere informasjonen. Dokumenter og filer kan kobles, indekseres og kategoriseres slik at de enkelt kan skannes og nås med gjenfinnerverktøy. Noen informasjon kan trenge versjonskontroll slik at brukerne garantert bare bruker den mest oppdaterte informasjonen, mens tidligere versjoner arkiveres. KM-verktøy lar flere brukere samarbeide om å lage informasjon og administrere en gjennomgangs- og godkjenningsprosess. Andre funksjoner kan omfatte tilgangskontroller, arkiv- og gjenvinningsfunksjoner og konvertering til forskjellige utdatatyper.

Det er mange forretningsfordeler ved å bruke programvare for kunnskapshåndtering. Det reduserer behovet for selskaper å håndtere og lagre store mengder papir eller poster i forskjellige formater med forskjellige lagringskrav. Informasjon kan hentes raskere, fra et bredere utvalg av kilder, og kan deles og kontrolleres lettere. KM-verktøy lar brukere samle informasjon om informasjonen, for eksempel beregninger, produktivitet, tilbakevendende eller vanlige problemer og arbeidsflytfordelinger. Av disse grunnene fortsetter programvaren for kunnskapshåndtering å vokse i popularitet, kompleksitet og praktisk anvendelse.