Hva er styring av masterdata?

Master data management er muligheten til å lage en felles kobling til alle nøkkeldataene ved bruk av en masterfil. Masterfilen fungerer på sin side som en inngangsport til alle dataene i tillegg til å tjene som et vanlig referansepunkt når det gjelder å føre tilsyn med bruken av dataene. Bruken av masterdatastyring kan bidra til å forenkle prosessen for deling av vanlige data mellom flere forskjellige avdelinger eller nøkkelpersoner, og eliminere behovet for flere kopier av de samme dataene for å ligge på flere forskjellige steder rundt nettverket.

Master data management kan også komme i veldig god hånd med å ordne tilgang til filer i mer kompliserte miljøer. I tilfelle et selskap har en rekke kontorer over et stort geografisk område, kan bruk av MDM bidra til å gjøre innhenting av data fra noen av stedene raskt og enkelt. Ofte oppnås dette ved å bruke krypterte påloggingsinformasjon som sikrer at dataene bare er tilgjengelige for de som trenger tilgang til de involverte hovedfilene. Ved bruk av denne modellen er det mulig for avdelinger eller kontorer å synkronisere med hovedfilen som opprettholdes på bedriftsserveren og jobbe med filene som er nødvendige for å utføre sine arbeidsoppgaver.

Mens bruken av masterdatastyring vil fungere for en virksomhet av alle størrelser, er den reelle fordelen større selskaper som har flere kontorer eller produksjonsanlegg. I stedet for at hvert nettsted oppretter og bruker separate nøkkeldata, lar masteradministrasjonsmodellen alle benytte seg av de samme filene. Dette bidrar til å kutte ned driftsutgiftene knyttet til vedlikehold av et nettverk, eliminerer noe av arbeidskraften som er involvert i distribusjon av informasjon, og generelt fører til et mer effektivt arbeidsmiljø for alle berørte.

Det fine med styredatastyring er at det kan etableres masterfiler som gir bred tilgang til nøkkeldata, samt masterfiler som begrenser tilgangen til bestemte data. For eksempel kan masterdatastyring brukes til å lage en hovedfil som tillater salgspersonell å få tilgang til regnskapsdata om kundekontoer som er tildelt hver selger, samtidig som de hindrer tilgang til salgstall relatert til klienter som betjenes av andre selgere. Samtidig kan en regional salgssjef ha tilgang gjennom masterdatastyring for å se de fakturerte inntektene som genereres av alle selgere i hans eller hennes region. Bedriftsmarkedsdirektøren på sin side ville ha tilgang gjennom masterdatastyring for å se informasjon om hver salgsregion og deres produktivitetsnivå.