Hva er online dokumenthåndtering?

Online dokumenthåndtering er en tjeneste som lar folk se, dele, endre og kontrollere dokumenter på nettet. En rekke selskaper tilbyr online dokumenthåndteringstjenester, og noen selskaper lager egne systemer for intern bruk. Noen tjenester er gratis, mens andre tar gebyrer for å vedlikeholde tjenesten og gi ekstra fordeler og tjenester. Det er ikke uvanlig at selskaper tilbyr en serie kontorrelaterte tjenester med online dokumenthåndtering slik at folk kan få tilgang til alt de trenger ett sted.

Det er flere årsaker til at folk kan ønske å kunne få tilgang til dokumenter på nettet. En av de vanligste årsakene er ønsket om å ha et virtuelt kontor. Med et virtuelt kontor er noen ikke bundet til et bestemt sted eller datamaskin; det er mulig å logge på hvor som helst i verden for å se dokumenter online. I tillegg kan folk dele sitt virtuelle kontor, som for eksempel når en redaktør jobber med en klient i et annet land. Klienten kan legge ut dokumenter online for visning og endring av begge parter, en mye mer effektiv tilnærming enn å sende dokumenter eller sende dem på e-post.

Nettbasert samarbeid er også lettere med online dokumenthåndtering. Noen selskaper har produkter som er spesielt designet for å lette samarbeid, slik at flere kan logges inn i et dokument på en gang, gjøre endringer og legge til kommentarer. Elektronisk dokumentlagring kan også være nyttig som et sikkerhetstiltak, og sikre at hvis dokumentet blir ødelagt i andre formater og steder, vil det fortsatt være tilgjengelig online.

Det er mulig å gjøre online dokumenter offentlige eller private. Noen ganger gir folk CV, utklipp og lignende dokumenter i et delt format, slik at potensielle kunder og interesserte mediemedlemmer lett får tilgang til dem. På den annen side kan folk som jobber med et konfidensielt prosjekt foretrekke et passordbeskyttet område for sine dokumenter for å sikre at de ikke blir sett av uautorisert personell. Folk kan vanligvis tilpasse personverninnstillingene, inkludert hvem som har lov til å se dokumentet når som helst.

Personer som er interessert i online dokumenthåndtering kan betjene fra en rekke tjenester. Det er viktig å tenke på hva slags funksjoner som kan være ønsket før du registrerer deg med en tjeneste, og det kan også være lurt å spørre andre som vil jobbe med det samme dokumentet hvis de foretrekker det. For eksempel kan det hende at noen allerede har et abonnement på en tjeneste og foretrekker å jobbe med den i stedet for å abonnere på en annen tjeneste.