Hva er anskaffelsesprogramvare?

Det er to hovedtyper av anskaffelsesprogramvare: elektronisk anskaffelse eller logistikkstyring. Anskaffelsesprogramvare er vanligvis en del av en ERP-løsning eller en regnskapspakke. De fleste programvareleverandører tilbyr en fullt integrert løsning som inkluderer kjøpsaktivitet i regnskapssystemet. Fordelen med denne typen programvare er muligheten til å rapportere nøyaktig om alle økonomiske forpliktelser når som helst.

Anskaffelse eller innkjøp er all aktivitet som knytter seg til anskaffelse av varer og tjenester til bruk for virksomheten. Et standard anskaffelsessystem lar brukere opprette innkjøpsrekvisisjoner, varemottak, innkjøpsordrer og fakturaer. Vareleverans, kredittnotater og leveringsbekreftelse er alternativer som ofte er inkludert i denne typen programvare. Den beste anskaffelsesprogramvaren inkluderer betydelig rapporteringsfunksjonalitet, automatiserte godkjenningsarbeidsstrømmer og forpliktelsessporing.

Elektronisk anskaffelse, eller e-anskaffelse, er en anskaffelsesprogramvare som brukes til å kjøpe varer fra andre leverandører via sine nettsteder. Vanligvis logger brukeren seg inn i en intern elektronisk anskaffelsesløsning koblet til regnskapsprogramvaren. Brukeren kan velge fra en liste over godkjente leverandører og bla gjennom katalogene sine for produkter. Når du velger produktene, blir varene notert i den elektroniske anskaffelsesprogramvaren.

Det kreves at brukeren tilordner de interne kontoene til varene i handlekurven. Den interne godkjenningsprosessen blir deretter utløst, vanligvis med automatiske e-postmeldinger eller relaterte verktøy. Ved godkjenning sendes en elektronisk innkjøpsordre til leverandøren. Når varene blir mottatt, logger brukeren seg tilbake i det elektroniske anskaffelsessystemet for å behandle varemottaket.

Den elektroniske faktureringsprosessen lar godkjente firmaer sende inn fakturaene sine direkte til kunden elektronisk. De fleste systemer har en automatisk prosess for å sikre at bare bestillinger som er mottatt blir sendt inn for betaling. Andre firmaer krever at hver faktura skal manuelt gjennomgås og godkjennes før den behandles for betaling.

Programvare for elektronisk anskaffelse har hatt en enorm vekst de siste fem årene og forventes å fortsette å vokse. Det er betydelige besparelser tilgjengelig for institusjoner som implementerer elektroniske anskaffelser. Besparelsene er både besparelser på hard dollar på grunn av redusert tid til å behandle fakturaer, og myke dollarbesparelser på grunn av redusert arbeidstid som kreves for å behandle en ordre. Standard anskaffelsesprogramvare er en ofte brukt kontrollmekanisme for å spore utgiftsaktivitet og overvåke prisene som leverandører belaster, samt for å sikre at policy følges.