Hva er total utskriftshåndtering?

Total utskriftsadministrasjon skiller seg fra gjennomsnittlig utskriftsstyringsaktivitet ved at det er en grundig vurdering av skriverinfrastrukturens produktivitet. Den tar hensyn til maskinvare, programvare og praktiske utskriftstjenester når de bestemmer hvor bra disse tjenestene fungerer. Total utskriftshåndtering kan øke kvaliteten og lønnsomheten i en utskriftsoperasjon. Hvis en bedriftseier legger ut total utskriftshåndtering til et annet selskap, kan han være i stand til å motta forslag om hvordan gjøre utskriftsmiljøet mer levedyktig etter å ha gjennomgått produktivitetsvurderinger og foretatt påfølgende driftsendringer.

Ved å investere i total utskriftshåndtering kan administratorer kanskje gjøre utskriftsnettverket mer effektivt og håndterbart. Noen rapporter indikerer at selskaper kan redusere utskriftsdriftskostnadene med så mye som 30%. Forslag til å styre produktiviteten kan inkludere kjøp av nytt, multifunksjonsutstyr eller ganske enkelt konfigurere gammelt utstyr og flytte det på nytt. Skulle en utskriftsadministrator gjøre endringer som disse, kan prosentandelen av besparelser og lønnsomhet øke enda mer.

Totalt styring av utskrifter kan gi en praktisk oversikt over en utskriftsoperasjon. For eksempel kan rapporter som beskriver bruk av skrivere gi en administrator innsikt i hvor godt og hvor ofte skriverne hans blir brukt. Ved å bruke disse rapportene kan han kanskje effektivisere operasjonene slik at effektiv skriverbruk blir maksimert. Nesten alle aspekter av en utskriftsoperasjon kan kontrolleres og administreres gjennom et totalt utskriftshåndteringsprogram, fra ordreinngang og frakt til lagerstyring og intern myk kostnadsreduksjon.

Et samlet utskriftshåndteringsprogram kan direkte påvirke personer som er involvert i utskriftstjenester, fra klienter til spesialister innen informasjonsteknologi. Siden total utskriftsadministrasjon kan tilby administratorer muligheten til å forbedre støttetjenestene sine, kan spesialistene på informasjonsteknologi finne jobbene sine lettere og kan bruke mindre tid på å feilsøke utskriftsproblemer. Dette frigjør tid for spesialistene til å optimalisere utskriftstjenester. Deretter kan kunder glede seg over økt og raskere produksjon av dokumenter, hvis de bruker tjenestene som informasjonsteknologene opprettholder under det samlede utskriftsstyringsprogrammet.

I tillegg kan et program gi administratorer porteføljer og profiler. I disse kan nye utskriftshåndteringsstrategier anbefales til administratorer som ønsker å øke produktiviteten og spare penger, samt tilby de beste utskriftstjenestene mulig for kundene. Med denne informasjonen kan uventede reparasjonskostnader styres og unngås. Risikoer kan minimeres ved å spore eiendeler og gjøre rede for alle driftskostnader. Framtidig drift kan også planlegges for med anslag på både utvidelse og teknologi.