Hva er arbeidsflytprogramvare?
Workflow-programvare gir en måte for en datamaskin å oppnå sitt høyeste potensial - å gjøre arbeid for brukeren slik at han eller hun kan komme seg videre med andre viktige oppgaver. Denne programvaren har mange funksjoner, og noen av de mest kjente gjør noen av de vanligste dataoppgavene.
En av fordelene med arbeidsflytprogramvare er at det kan bidra til å spare en bruker tid ved å automatisere rutiner og underrutiner som han eller hun ellers vil bruke tid på, for eksempel dataregistrering og e-postfiltrering. Programvaren kan konfigureres til å behandle dataregistrering på en slik måte at den kjører i bakgrunnen, slik at brukeren kan konsentrere seg om andre viktigere oppgaver. Det samme gjelder e-postfiltrering, prosessen med å spalte e-postmeldinger i forskjellige mapper i henhold til instruksjoner som enten er forhåndsinstallert eller installert av brukeren.
Forhandlere som spesialiserer seg på online- og / eller telefonbestillinger fra kunder, finner ofte mye å like i arbeidsflytprogramvare. Denne typen applikasjoner kan automatisere slike tidkrevende oppgaver som ordrebehandling, refusjon og sporing av varer. Det kan konfigureres for å håndtere slike oppgaver og garantere at all data vil komme til rette steder. Dette er en sidefordel ved å bruke programvaren: muligheten til å unngå menneskelige feil som uunngåelig dukker opp i forretningsrelaterte oppgaver.
Med den økende populariteten til elektronisk kommunikasjon, sender og mottar flere ansatte e-postmeldinger, fakser og digitale bilder. Skannere brukes ofte til å lage slike digitale filer. Workflow-programvare kan også hjelpe her ved å automatisere skanne-og-send-prosessen. En bruker kan konfigurere programvaren sin til å gjøre dette ved å utpeke en skannemappe , si og instruere programmet til å skanne alt som er plassert i mappen og legge ved resultatet til en e-post. I noen tilfeller kan en bruker til og med nummerere filene og utpeke tilsvarende e-postadresser, slik at han eller hun ikke trenger å bruke tid på å adressere hver enkelt e-post.
En annen nyttig oppgave som utføres av denne typen programvare er filkonvertering. En av de mest populære typene filkonvertering i disse dager er å lage PDF-filer ut av omtrent hvilken som helst annen type fil. Adobe®, skaperen av pdf, lager programvare som tillater akkurat denne typen automatisering; andre applikasjoner laget av andre utviklere tilbyr samme type funksjonalitet.