Hva er forsendelsesdokumenter?

Fraktdokumenter, også kjent som transportdokumenter, er juridiske dokumenter som brukes i prosessen med å frakte varer fra ett sted til et annet. Dokumenter for frakt er påkrevd for lovlig transport av varer i hjemlige omgivelser så vel som for internasjonal frakt av alle typer. De nøyaktige dokumentene som kreves for å administrere forsendelse og levering av varer vil variere, basert på forskrifter og standarder som gjelder både utgangspunktet for forsendelsen og destinasjonen, samt eventuelle punkter der mellom hvor varene må registreres og inspiseres.

Et av de mest grunnleggende fraktdokumentene er konteringsbrevet. Brukt i både nasjonal og internasjonal fraktinnsats, blir dette dokumentet ofte utstedt av transportøren eller en agent for transportøren. I noen nasjoner kan avsenderen forberede konteringsbrevet på forhånd, så lenge dokumentet er i samsvar med både nasjonale forsendelsesbestemmelser og standardene til transportøren. Mens detaljene i dokumentet vil variere, vil de fleste identifisere avsenderen og mottakeren, og gi grunnleggende kontaktinformasjon for begge parter. En beskrivelse av varene som er inkludert i forsendelsen er også gitt, sammen med mengdene av hver vare innen forsendelsen og den totale vekten på forsendelsen. Transportører vil vanligvis inkludere data angående henting av forsendelsen, forventet leveringsdato og informasjon angående fraktkostnader, inkludert om disse kostnadene er forhåndsbetalt eller innkrevd.

Pakkelisten er et annet eksempel på de grunnleggende fraktdokumentene som rutinemessig er inkludert i papirene som følger med en forsendelse. Dette dokumentet fungerer ofte som et middel for mottakeren til å bekrefte at varene som er identifisert på konteringsbrevet faktisk blir levert til mottakeren. Politikk for enkelte forsendelses- og mottaksavdelinger krever at bare forsendelser som er ledsaget av en pakkeliste eller en slipp kan godtas.

Med internasjonale forsendelser er det flere andre typer leveringsdokumenter som sannsynligvis vil være nødvendige. Et opprinnelsesbevis fastslår hvor forsendelsen har sin opprinnelse og hvem som var ansvarlig for å klargjøre varene for forsendelse. Et forsikringsbevis dokumenterer dekningen som er anskaffet for å beskytte forsendelsen underveis, og effektivt beskytte interessene til både avsenderen og mottakeren. Tolldokumenter er nødvendige for at varene skal kunne forlate opprinnelseslandet og bli mottatt til nasjonen der mottakeren er bosatt. Hvis forsendelsen må passere gjennom flere nasjoner underveis, må tolldokumentene oppfylle standardene som er pålagt av hver havn eller stoppested underveis.

Fraktdokumenter er viktig for å beskytte alle parter som er involvert i leveringsprosessen. Ved å overholde leveringsbestemmelsene som gjelder, er det mulig å sikre at ordrer er riktige, blir levert i tide, pakkes på en måte som er i samsvar med forsendelsesstandarder, og at prisene som belastes for selve forsendelsesprosessen er forenelige med eventuelle kontrakter som eksisterer mellom avsenderen og transportøren. Når noen av de leveringsdokumenter som kreves i henhold til loven ikke er forberedt på riktig måte, er det en reell sjanse for at forsendelsen blir lagt sammen til feilene er korrigert eller erstatningsdokumenter er utarbeidet og videresendt til stedet der forsendelsen er lagret midlertidig.