Hvordan velger jeg det beste videokonferanseutstyret?

Å velge riktig videokonferanseutstyr for din virksomhet er en oppgave som krever streng oppmerksomhet på detaljer. Siden komponentene i denne typen systemer kan være dyre, bør det tas hensyn til viktige faktorer som oppløsningskvaliteten til konferansemonitorene og skjermene, lydklarheten til videokonferansetelefoner koblet til systemet, spekteret av funksjoner som er gitt for bruk av deltakere og moderatorer, og vanskeligheten med å betjene systemet. Ved å sammenligne flere forskjellige systemer nøye, er det mulig å kjøpe riktig utstyr og nyte jevn kvalitet i bruk av videokonferanser i en årrekke.

Før du prøver å evaluere videokonferanseutstyr, er det viktig å finne ut hva du vil ha i systemet. Mange selskaper benytter seg av interne systemer som i hovedsak benytter seg av en sentral maskinvare plassert i et hovedkvarter for bedriften, noe som hjelper til med å støtte bruk av andre komponenter på hvert av stedene i nettverket. Andre velger å gå med selvstendige systemer som er oppdaget på hvert sted, i stand til å jobbe uavhengig av hverandre. Hvis ideen er å etablere et nettverk som lar hvert sted styre sine egne konferanser, vil det å ta hensyn til dette påvirke typen utstyr som er kjøpt.

Sammen med fleksibilitet i bruk vil faktorer relatert til selve gjennomføringen av videokonferansen også være viktige. For eksempel vil noe videokonferanseutstyr tillate at moderatoren kan dele skjermen for å vise hvert av de fremmøtte stedene i en enkelt konferanse samtidig, i stedet for å måtte manuelt flytte fra en til den neste, eller stille inn systemet til å vise sted som for øyeblikket snakker eller er aktiv på noen annen måte. Mer avanserte systemer vil også tillate at moderatoren kan starte forbindelser med deltakere, bringe disse stedene inn i møtet, eller å koble fra lokasjoner fra et møte når de ikke lenger er nødvendig. Funksjoner som å dempe eller la moderatoren trekke en eller to lokasjoner til side for en privat konferanse uavhengig av hovedmøtet, er også en annen funksjon som kan være verdt å vurdere.

Når beslutninger er tatt om hvilken type maskinvare- og programvarefunksjoner som anses som nødvendige, vil oppgaven med å finne det beste videokonferanseutstyret fokusere på å finne systemer som vil være en god passform. Dette vil ofte innebære samarbeid med salgsrepresentanter for å identifisere spesifikke systemer og konfigurasjoner, samt delta på demonstrasjoner av disse systemene. I motsetning til kjøp av andre typer forretningskommunikasjonssystemer, er det faktisk viktig å se videokonferanseutstyret i bruk for å ta en informert beslutning.

Etter å ha identifisert et par videokonferanseutstyrspakker som ser ut til å tilfredsstille dine behov, kan du ta deg tid til å sammenligne disse systemene når det gjelder kvalitet, brukervennlighet, lyd- og bildekvalitet og totale kostnader, inkludert installasjon og vedlikehold. Hvis du tar deg tid til å se nærmere på hvert av disse aspektene, vil det være enklere å bestemme hvilket system som vil gi det høyeste servicenivået til den beste prisen, og gjøre kjøpet mer kostnadseffektivt. Se alltid nøye på vilkårene i serviceavtalen og garantien, og lås inn de beste vilkårene som mulig. Dette vil bidra til å minimere utgiftene ved å eie og drifte videokonferanseutstyr, og gjøre det lettere å holde seg innenfor budsjettet.