Hvordan velger jeg det beste videokonferanseutstyret?

Å velge riktig videokonferanseutstyr for virksomheten din er en oppgave som krever streng oppmerksomhet på detaljer. Siden komponentene i denne typen system kan være dyre, bør det utvises forsiktighet for å vurdere viktige faktorer som oppløsningskvaliteten på konferanseskjermer og skjermer, lydklarheten til videokonferansetelefonene som er koblet til systemet, utvalget av funksjoner som er gitt av deltakere og moderatorer, og vanskeligheten med å betjene systemet. Ved å sammenligne flere forskjellige systemer nøye, er det mulig å kjøpe riktig utstyr og nyte jevn kvalitet i videokonferansebruk i en årrekke.

Før du prøver å evaluere eventuelle videokonferanseutstyr, er det viktig å bestemme hva du vil i systemet. Mange selskaper benytter seg av interne systemer som i hovedsak benytternettverket. Andre velger å gå med selvstendige systemer som er oppdaget på hvert sted, som er i stand til å jobbe uavhengig av hverandre. Hvis ideen er å sette opp et nettverk som lar hvert sted administrere sine egne konferanser, vil det å ta dette i betraktning påvirke typen utstyr som er kjøpt.

Sammen med fleksibilitet i bruken vil faktorer relatert til den faktiske utførelsen av videokonferansen også være viktig. For eksempel vil noe videokonferanseutstyr tillate moderatoren å dele skjermen for å se hver av de fremmøtte stedene på en enkelt konferanse samtidig, i stedet for å måtte bevege seg fra en til den neste manuelt, eller stille systemet til å vise stedet som for øyeblikket snakker eller aktivt på en annen måte. Mer avanserte systemer vil også tillate moderatoren å starte forbindelser med deltakere, og bringe disse stedene inn i møtet,eller å koble fra steder fra et møte når de ikke lenger er nødvendig. Funksjoner som å dempe eller la moderatoren trekke en eller to steder til side for en privat konferanse uavhengig av hovedmøtet, er også en annen funksjon som kan være verdt å vurdere.

Når beslutninger er tatt om hvilken type maskinvare- og programvarefunksjoner som anses som nødvendige, vil oppgaven med å finne det beste videokonferanseutstyret fokusere på å finne systemer som vil være en god passform. Dette vil ofte innebære å samarbeide med salgsrepresentanter for å identifisere spesifikke systemer og konfigurasjoner, samt delta på demonstrasjoner av disse systemene. I motsetning til kjøp av andre typer forretningskommunikasjonssystemer, er det viktig å ta en informert beslutning å se videokonferanseutstyret som er i bruk.

Etter å ha identifisert et par videokonferanseutstyrspakker som ser ut til å oppfylle dine behov, ta deg tid til å sammenligne disse systemene når det gjelder QuaLity, brukervennlighet, lyd- og bildekvalitet og generelle kostnader, inkludert installasjon og vedlikehold. Å ta seg tid til å se nøye på hvert av disse aspektene vil gjøre det lettere å bestemme hvilket system som vil gi det høyeste servicenivået for den beste prisen, noe som gjør kjøpet mer kostnadseffektivt. Se alltid nøye på vilkårene i serviceavtalen og garantien, og lås inn best mulig vilkår. Dette vil bidra til å minimere utgiftene til å eie og betjene videokonferanseutstyret, noe som gjør det lettere å holde seg innenfor budsjettet.