Hvordan skriver jeg et faksdekselark?
En faks er det forkortede slangordet for "faksimile." Det er et dokument overført av en faksmaskin over telefonlinjer. På grunn av den datakomprimerende karakteren av faksformatet, skal faksomslaget være tekstlig, tydelig og kortfattet skrevet, og inkluderer den mest grunnleggende viktige informasjonen om faksen. Du kan bruke et tekstbehandlingsprogram på en datamaskin for å opprette et tilpasset faksomslag, eller dra nytte av de mange maler som er tilgjengelige på internett.
En faks skannes gjennom faksmaskinen og overføres til korrespondentens faksmaskin. For eksempel kan du sende en faks til et stort selskap, der en rekke ansatte sannsynligvis deler den samme faksmaskinen på kontoret. Faksdekselet er ekstremt viktig, i detaljer om hvem som skal motta faksen og oppsummere innholdet i faksen. Dette sikrer at faksen blir distribuert til passende part i den mottakende enden.
Hvem som helst kan skrape en håndskrevet lapp på et ark og sende det som et faksdekkeark. Et profesjonelt utseende faksdekkeark bruker imidlertid en skrivemaskin eller datamaskinens tekstbehandler for å skrive ut et pent og organisert dekselark. Informasjon skal være kort og presis med få eller ingen bilder eller fremmede grafikk som forsinker overføringstiden. Toppen av følgebrevet under "fra" sier vanligvis avsenderens informasjon, for eksempel navn, adresse, e -postadresse, telefonnummer og faksnummer. Disse dataene vises omtrent som returadressen på en konvolutt, stablet med avsenderens navn på første linje, adressen på andre og tredje linjer, og så videre.
Under "From" -informasjonen er dataene som viser faksmottakerens informasjon, vanligvis oppført som "til" eller som "mottaker." I likhet med "fra" -informasjonen, bør "mottaker" -informasjonen omfatte mottakerens fulle navn, adresse, e -postadresse, telefon og faks NUMbers så vel som all annen relevant kontaktinformasjon. Det er viktig å inkludere mottakerens fulle navn og om mulig annen identifiserende informasjon, for eksempel kontoravdeling eller utvidelse. Dette unngår forvirring på mottakernes slutt hvis selskapet for eksempel har tre John Browns som jobber på samme kontor. Å inkludere kontoravdelingen og annen identifiserende informasjon hjelper kontoret mer nøyaktig med å bestemme mottakeren og hjelper til med å sikre at faksen din blir mottatt av riktig person uten forsinkelser.
Til slutt skal faks følgebrevet inneholde en veldig kort oppsummering av relevante detaljer inkludert i faksens kropp. Hvis faksen inneholder informasjon om en elektronisk rekkefølge av servicedeler for en gressklipper, bør faks følgebrevet omsagt si at i faksens formål og den generelle informasjonen. De fleste faksdekningsark og maler gir et rom for denne informasjonen, under "detaljer" eller "melding." Informasjon i denne delen er vanligvis limited til en eller to setninger og bør være så kortfattet som mulig.
Når faksdekselet er skrevet, skriver du ut arket på datamaskinskriveren. Faksarkene er deretter korrelert med faksdekselet på toppen. Når det er på tide å sende en faks, send faks følgebrevet først og det detaljerte faksark for å følge forsiden.