Hvordan skriver jeg et faksforsider?
En faks er det forkortede slangordet for "faks." Det er et dokument overført av en faksmaskin på tvers av telefonlinjer. På grunn av datakomprimeringen av faksformatet, skal faksforsiden være tekstlig, tydelig og kortfattet og inneholde den mest grunnleggende viktige informasjonen om faksen. Du kan bruke et tekstbehandlingsprogram på en datamaskin for å lage et tilpasset faksforsideark, eller dra nytte av de mange maler som er tilgjengelige på Internett.
En faks skannes gjennom faksmaskinen og overføres til korrespondentens faksmaskin. For eksempel kan det hende du sender en faks til et stort selskap, der antallet ansatte antagelig deler den samme faksmaskinen på kontoret. Faksforsiden er derfor ekstremt viktig når det gjelder detaljer om hvem som skal motta faks og oppsummering av innholdet i faks. Dette sikrer at faksen blir distribuert til den aktuelle parten i mottakerenden.
Hvem som helst kan skrape en håndskrevet lapp på et papirark og sende den som et faksforsideark. Et profesjonelt faksforsideark bruker imidlertid en skrivemaskin eller datamaskinens tekstbehandler for å skrive ut et pent og organisert omslagsark. Informasjonen skal være kort og presis med få eller ingen bilder eller ekstern grafikk som forsinker overføringstiden. Øverst på følgebrevet under "Fra" angir typisk avsenderinformasjon, for eksempel navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og faksnummer. Disse dataene ser ut som returadressen på en konvolutt, stablet med avsenderens navn på den første linjen, adressen på den andre og tredje linjen, og så videre.
Under "Fra" -informasjonen er dataene som viser faksmottakerens informasjon, vanligvis oppført som "Til" eller som "Mottaker." I likhet med "Fra" -informasjonen, skal "Mottaker" -informasjonen inneholde mottakerens fulle navn, adresse, e-postadresse, telefon- og faksnumre samt all annen relevant kontaktinformasjon. Det er viktig å inkludere mottakerens fulle navn og om mulig annen identifiserende informasjon, for eksempel kontoravdeling eller forlengelse. Dette unngår forvirring over mottakernes slutt hvis selskapet for eksempel har tre John Browns som jobber på samme kontor. Inkludert kontoravdelingen og annen identifiserende informasjon hjelper kontoret mer nøyaktig med å bestemme mottakeren og hjelper deg med å sikre at faksen blir mottatt av riktig person uten forsinkelser.
Endelig skal faksforsikringsbrevet inneholde en veldig kort oppsummering av relevante detaljer inkludert i faksens hoveddel. Hvis faksen inneholder informasjon om en elektronisk bestilling av servicedeler for en gressklipper, skal faksforsendelsesbrevet presist angi at i faksens formål og den generelle informasjonen. De fleste faksforsideark og maler gir plass til denne informasjonen, under "Detaljer" eller "Melding." Informasjon i dette avsnittet er vanligvis begrenset til en eller to setninger og bør være så kortfattet som mulig.
Når faksforsidearket er skrevet, skriver du ut arket på datamaskinens skriver. Faksarkene blir deretter korrelert med faksforsidearket på toppen. Når det er på tide å sende en faks, må du sende faksforsikringsbrevet først og de detaljerte faksarkene i rekkefølge etter forsiden.