Hva er et dokumentstyringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem er et program som brukes til å lagre og kontrollere dokumentene et selskap bruker. Før bruk av datamaskiner var et dokumenthåndteringssystem ganske enkelt en prosess med arkivering av selskapets papirkopier, for eksempel innkjøpsordrer, tekniske endringer og skjemaer, i en systematisk rekkefølge for å gjøre det mulig å hente frem. Også kjent som DMS, er den vanligste typen dokumentstyringssystem i dag elektronisk.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem er et dataprogram som indekserer og lagrer firmaposter. Dette gjør at informasjon kan sendes elektronisk til andre geografier uten å måtte skrive ut, maile eller faksere. I likhet med innholdsstyringssystemer som oftest brukes til å lagre prosedyrer eller arbeidsmanualer, lagrer et dokumentstyringssystem informasjonen via elektroniske bilder slik at de elektroniske dokumentene kan få tilgang til mange ansatte samtidig.

For dokumenter som ikke opprinnelig er i elektronisk form, brukes programvare for skanning av dokumentbilde til å konvertere papirkopien til elektroniske bilder. De elektroniske bildene blir deretter lagret på en datamaskin til det trengs. Andre bruksområder for et dokumenthåndteringssystem er sikkerhet og samsvar.

Sikkerhetsfunksjoner inkluderer passordbeskyttelse, "skrivebeskyttet" tilgang og katastrofegjenoppretting. Passordbeskyttelse brukes for å forhindre at uautoriserte brukere ser konfidensielle filer. De fleste dokumenthåndteringssystemer tillater brukere å bli satt opp etter profil og bare kunne se filer relatert til profilen deres. For eksempel kan en bruker som er satt opp under en kjøperprofil, kunne se bilder av innkjøpsordrer eller prisavtaler når han oppga passordet, men vil ikke kunne se bilder av teknisk dokumentasjon som mekaniske tegninger.

Den "skrivebeskyttede" tilgangssikkerhetsfunksjonen lar brukere se dokumenter, men forhindrer endringer. Denne typen tilgang er nyttig for ansatte som kan trenge å forske på data for prosjekter, men som ikke har myndighet til å gjøre endringer. Gjenoppretting av katastrofer er en annen viktig, men forhåpentligvis aldri nødvendig sikkerhetsfunksjon i dokumentstyringssystemer. Sikkerhetskopifiler eller datamaskiner utenfor stedet brukes vanligvis slik at i tilfelle branner, flom eller andre typer naturkatastrofer, er alle selskapets poster sikre.

Overholdelse er et annet aspekt av de fleste dokumentstyringssystemer. For USA-eide selskaper krever Sarbanes-Oxley Act eller SOX som det ofte blir referert til, samsvar med forskrifter om oppbevaring av protokoller. SOX definerer hvilke typer poster som må føres og hvor lenge. Selskaper blir revidert for overholdelse og straffer for ikke å føre nøyaktige og relevante poster inkluderer bøter og mulig fengsel. Ved å bruke et dokumenthåndteringssystem har selskaper poster på et trygt, lett tilgjengelig sted.