Hva er et dokumentstyringssystem?

Et dokumentstyringssystem er et program som brukes til å lagre og kontrollere dokumentene et selskap bruker. Før ankomsten av datamaskiner var et dokumentstyringssystem ganske enkelt en prosess med å arkivere et selskaps papirkopi -dokumenter, for eksempel innkjøpsordrer, ingeniørendringer og skjemaer, i en systematisk rekkefølge for å gjøre gjenfinning enklere. Også kjent som DMS, den vanligste typen dokumentstyringssystem i dag er elektronisk.

Et elektronisk dokumentstyringssystem er et dataprogram som indekserer og lagrer selskapets poster. Dette gjør at informasjon kan overføres elektronisk til andre geografier uten å måtte skrive ut, mail eller faks. I likhet med innholdsstyringssystemer som oftest brukes til å lagre prosedyrer eller arbeidshåndbøker, lagrer et dokumentstyringssystem informasjonen via elektroniske bilder slik at de elektroniske dokumentene kan nås av mange ansatte samtidig.

For dokumenter som ikke er i utgangspunktet i elektronisk form, er dokumentbilde -skanningsprogramvare uSED for å konvertere papirkopien til elektroniske bilder. De elektroniske bildene lagres deretter på en datamaskin til det er nødvendig. Andre bruksområder for et dokumentstyringssystem er sikkerhet og etterlevelse.

Sikkerhetsfunksjoner inkluderer passordbeskyttelse, "skrivebeskyttet" tilgang og katastrofegjenoppretting. Passordbeskyttelse brukes til å forhindre at uautoriserte brukere ser på konfidensielle filer. De fleste dokumentstyringssystemer lar brukere settes opp etter profil og bare kunne se filer relatert til profilen deres. For eksempel vil en bruker som er satt opp under en kjøperprofil kunne se bilder av innkjøpsordrer eller prisavtaler når han skrev inn passordet sitt, men ville ikke kunne se bilder av ingeniørdokumentasjon som mekaniske tegninger.

Den "skrivebeskyttede" tilgangssikkerhetsfunksjonen lar brukere se dokumenter, men forhindrer endringer. Denne typen tilgang er nyttig for ansatte som MAY trenger å forske på data for prosjekter, men har ikke myndighet til å gjøre endringer. Katastroppgjenvinning er en annen viktig, men forhåpentligvis aldri trengte sikkerhetsfunksjon i dokumentstyringssystemer. Sikkerhetskopieringsfiler eller datamaskiner utenfor stedet brukes vanligvis slik at når det gjelder branner, flom eller andre typer naturkatastrofer, er alle selskapets poster trygge.

Overholdelse er et annet aspekt av de fleste dokumentstyringssystemer. For amerikanske eide selskaper krever Sarbanes-Oxley Act eller Sox som det ofte er referert til, samsvar for å oppbevare oppbevaringsforskrifter. SOX definerer hvilke typer poster som må føres og hvor lenge. Bedrifter blir revidert for etterlevelse og straff for ikke å føre nøyaktige og relevante poster inkluderer bøter og mulig fengsel. Ved å bruke et dokumentstyringssystem har selskaper poster i et trygt, enkelt å få tilgang til stedet.