Hva er en virtuell assistent?
En virtuell assistent er en administrativ kontorassistent som gir generell kontoradministrasjon fra et eksternt sted. Generelle kontorledelsesoppgaver inkluderer geistlige plikter som arkivering av data, innsamling av data og lagring av data. Det kan også omfatte juridisk assistanse og regnskapstjenester - i utgangspunktet enhver form for kontorarbeid som kan utføres i den virtuelle verdenen.
Ofte omtalt som VA-er, ble karriereveien til en virtuell assistent vanligere på 1990-tallet da teknologiavanserte og bedriftskontorer i økende grad desentraliserte. Siden urban tetthet og overbelastning bidro til å øke forstedene gjennom årene, utviklet frynsebyer. Bedriftsvirksomhet fulgte, og ba bedrifter om å åpne flere avdelingskontorer i en rekke byer og stater. Globalisering er nå en ekstra kraft som driver selskaper utenlands til å benytte seg av nye markeder og nye forbrukere. Behovet for å bemanne disse kontorene oppsto, men ofte var det forbundet med en høyere kostnad.
En virtuell assistent kan være ansatt i selskapet han eller hun jobber i, eller han eller hun kan være en uavhengig entreprenør. En VA kan telekommunikere hjemmefra, eller han eller hun kan jobbe på selskapets kontorer og administrere en eller flere eksterne steder.
VA-selskaper dukker i økende grad opp og kontrakterer sine virtuelle assistenter til selskaper. Leverandører av virtuelle kontorer har vanligvis rundt 10 virtuelle assistenter som administrerer de virtuelle kontorene til rundt 100 til 150 selskaper. For eksempel, hvis et selskap i New York City ønsker å ha et virtuelt kontor i Los Angeles, som bruker ny teknologi, trenger ikke dette selskapet å åpne et fysisk avdelingskontor på vestkysten av USA. Selskapet kan ganske enkelt kjøpe en kontrakt med en virtuell kontorleverandør.
Leverandører av virtuelle kontorer gir klientbedriften en lokal adresse og lokalt telefonnummer. En virtuell assistent får tildelt å svare på anropene til klientselskapet på den lokale adressen, svare i klientselskapets navn og videresende samtaler til selskapets hovedkvarter eller tildelte representant. Den virtuelle assistenten hjelper også klientbedriften med å målrette forbrukere uten å måtte være i det geografiske området. Dette er med på å gi inntrykk av at selskapet har en levende og aktiv filialplassering i den avsidesliggende byen.
Leverandører av virtuelle kontorer kan også samle selskapets post, sortere den og omdirigere den. Den virtuelle assistenten kan føre tilsyn med juridiske og forretningsmessige forpliktelser for klientselskapet slik at det kan fungere i en annen by, stat eller land. Ny Internett-teknologi gjør det mulig for de virtuelle assistentene å administrere en rekke selskaper eller kontorplasser gjennom høyt organisert programvare. Teknologien gjør det også mulig for den virtuelle assistenten å lappe gjennom samtaler til andre byer eller land sømløst.