Hva er en elektronisk dagbok?

En elektronisk dagbok er et program som er spesielt designet for brukere å legge inn sine daglige arbeidsplaner, lage lister over oppgaver som skal gjøres, ordne avtaler og dele denne informasjonen med kolleger over et datanettverk. Denne typen digital journal blir ofte sett på som bedre enn papirkalendere eller daglige planleggingsbøker når det gjelder fleksibilitet og bekvemmelighet. Brukere av elektroniske dagbøker kan se på kalendere i forskjellige tidsformater slik deres behov tilsier, og de trenger heller ikke å bytte ut papirkalendersider hvert år. En rekke virksomheter bruker disse elektroniske verktøyene for å lette den daglige driften og for å holde oversikt over planer for møter eller prosjekter.

Standard elektronisk dagbok er ofte en frittstående stasjonær datamaskinapplikasjon som kan være proprietær eller åpen kildekode-programvare. Mange fagpersoner og selskaper har et foretrukket merke for sine elektroniske tidsskrifter. Siden mobil databehandling også er vanlig, er flere typer elektroniske dagbøker tilgjengelige for bruk på bærbare datamaskiner, mobiltelefoner og andre bærbare enheter.

Noen typer tidsskrifter er nettbaserte i stedet for installerte applikasjoner, og disse alternativene er populære blant travle fagfolk som trenger å oppdatere kollegene om arbeidsrelaterte saker når de reiser mellom møter på forskjellige steder. Nettverksbaserte tidsskrifter lar grupper av ansatte vanligvis se hverandres tidsplaner gjennom kontotilgang med et passord. De fleste av disse digitale dagbøkene er også utstyrt med e-postforbindelser som et annet middel til å dele kalendere, lister og tidsplaner.

Kalendere i en elektronisk dagbok kan være i timesformat, hver dag, ukentlig eller månedlig. Brukere kan ofte veksle mellom disse visningene med et enkelt klikk med musen eller trykk på en knapp. Noen dagbokskalendere er spesialiserte for bruk i visse felt, for eksempel legekontorer, advokatkontorer eller andre typer virksomheter som regelmessig planlegger kundeavtaler. Administrasjonsassistenter registrerer ofte daglige opplysninger i disse elektroniske dagbøkene om detaljer om disse avtalene. En medisinsk assistent kan legge inn tildelte datoer og klokkeslett for pasientene i en leges elektroniske dagbok, og en advokatkontorassistent gjør ofte det samme for en advokats klienter.

Programvare for digital journal brukes ofte til å arrangere forretningsmøter som involverer flere mennesker. En ansatt som er ansvarlig for planlegging er vanligvis i stand til å slå opp hver deltagers daglige agenda i dagboken og arrangere møtet på et tidspunkt som er praktisk for alle. Listefremføringsfunksjonen i den elektroniske dagboken blir da ofte brukt til å skissere temaene som skal dekkes i møtet, og listen kan sendes til resten av deltakerne med det samme programvaren.