Hva er grunnleggende telefonetiketter?

Noen beklager mangelen på grunnleggende telefonetikette både i personlige og profesjonelle samtaler. Telefonetikette tilbyr en måte for folk å fungere høflig sammen i et samfunn, og eliminere frustrasjoner og kommunikasjonsulykker. Imidlertid fungerer telefonetikette best når alle kjenner til reglene.

Begynn tidlig å lære barn telefonetikette. Ikke la et barn plukke opp en telefon med mindre han eller hun har kunnskap om hva de skal si. Ingen vil ha en frustrerende samtale med en knapt fortrolig ett år gammel. Tren i stedet barn som er rundt tre til fem, avhengig av taleevnen, for å lære å svare på en telefon høflig.

Å svare på en telefon begynner med en enkel "Hei." For barn inkluderer grunnleggende telefonetikette høflig å spørre hvem den som ringer. Personen på den andre enden av linjen skal identifisere seg selv, men ofte er dette ikke tilfelle. Be barnet lytte til en introduksjon før du ber om en.

Et eksempel på en samtale som er godkjent for telefonetikett, er følgende:

På dette tidspunktet skal barnet kunne fortelle foreldrene som ringer og ikke skrike så høyt som mulig, "Hei mamma, Bob Shipley er på telefonen!" Hvis foreldrene av en eller annen grunn er okkupert, skifter bleie, eller på badet, skal barnet gå tilbake til den som ringer og oppgi at den forespurte personen ikke er tilgjengelig. På dette tidspunktet bør barnet ta et nummer eller en melding. Barnet skal ikke avsløre den anmodede personens handlinger, for eksempel “Hun er på badet.” Han eller hun skal bare oppgi at forelderen ikke kan komme til telefonen og vil ringe tilbake ganske snart.

Å undervise i denne grunnleggende telefonetiketten til små barn kan føre til livslange, vanlige vaner overfor innringere. Den neste telefonetikettregelen er å foreta tilbakeringing av rett tid. Hvis et barn har gått inn for at en forelder ringer raskt tilbake, bør foreldrene gjøre nettopp det, med mindre det oppstår en nødsituasjon.

For den som ringer er identifikasjon nøkkelen. En hilsen fra “callee” bør følges opp med “Hei dette er så og så. Kan jeg snakke med fru Jones? "Man bør presentere nok informasjon om virksomheten på forhånd, der det er mulig. Legekontorer og kredittkortselskaper er unntaket på grunn av taushetslov. I dette tilfellet kan de som ringer bare oppgi navn og nummer.

Telefonetikette krever at både den som ringer og mottakeren er klar til å skrive ned informasjon når det er nødvendig. Før du ringer, eller tar en samtale, må du sørge for å ha et fungerende skrivemiddel, all informasjon du måtte trenge å gi, og noe du kan skrive på.

For å gjøre det lettere for personen på den andre linjen, hold telefonsamtaler korte, men vennlige. Når virksomheten er gjennomført, avslutt med enkel takk, enten for å bruke en virksomhet eller for å gi nødvendig informasjon. Takk skal gjengis for å fremme god telefonetikette. Vær også oppmerksom på forskjellige tidssoner. Sikt på å ringe på dagtid. Unngå samtaler før kl. 09.00 og etter 21.00.

Grunnleggende telefonetikette krever også høflighet mot advokater. Det er ikke nødvendig å lytte til en hel salgsbane. Man kan spørre navn og virksomhet til en advokat, som vanligvis jobber med et manus, og deretter uttrykke uinteresse i virksomheten eller produktene. Man kan også oppgi at han eller hun ikke doserer telefon. Man kan også be om å få navnet sitt satt på en ikke anropsliste i fremtiden.

Å sjekke samtaler med innringer-ID er akseptabelt når man verken har tid eller vilje til å snakke med en innringer. En krever heller ikke av grunnleggende telefonetikette for å returnere telefonsamtaler fra uønskede advokater. Hvis man ser på samtaler fra familie, venner eller forretningsforbindelser, bør man imidlertid gjøre en innsats for å returnere samtaler på en riktig måte.