Hva er grunnleggende telefonetikette?

Noen bemoan mangelen på grunnleggende telefonetikette både i personlige og profesjonelle samtaler. Telefonetikette tilbyr en måte for folk å fungere høflig sammen i et samfunn, og eliminere frustrasjon og kommunikasjonsmisker. Imidlertid fungerer telefonetikette best når alle kjenner reglene.

Start tidlig å lære barn telefonetikette. Ikke la et barn hente en telefon med mindre han eller hun har en arbeidskunnskap om hva de skal si. Ingen vil ha en frustrerende samtale med en knapt kjent ettåring. I stedet, trene barn som er omtrent tre til fem, avhengig av taleevne, for å lære å svare på en telefon høflig.

Svar på en telefon begynner med en enkel "Hei." For barn inkluderer grunnleggende telefonetikette høflig å spørre hvem den som ringer er. Personen i den andre enden av linjen skal identifisere seg selv, men ofte er dette ikke tilfelle. Instruer barnet om å lytte etter en introduksjon før du ber om en.

En prøveav en begynnende telefonetikette godkjent samtale er følgende:

På dette tidspunktet skal barnet kunne fortelle foreldrene som ringer, og ikke skriker så høyt som mulig, "Hei mamma, Bob Shipley er på telefonen!" Hvis foreldrene av en eller annen grunn er okkupert, bytter bleie eller på badet, bør barnet vende tilbake til den som ringer og oppgi at den forespurte personen ikke er tilgjengelig. På dette tidspunktet skal barnet ta et nummer eller melding. Barnet skal ikke røpe den forespurte personens handlinger, for eksempel "hun er på badet." Han eller hun skal bare oppgi at foreldrene ikke kan komme til telefonen og vil ringe tilbake ganske snart.

Undervisning i denne grunnleggende telefonetiketten til små barn kan føre til livslang måte vaner mot innringere. Den neste telefonetikettregelen er å gjøre rettidige tilbakeringinger. Hvis et barn har gått inn for en forelder som ringer raskt tilbake, bør forelderen gjøre detBare det, med mindre det oppstår en nødsituasjon.

For den som ringer er identifikasjon nøkkelen. En hilsen fra "Callee" skal følges opp med "Hei dette er så og så. Kan jeg snakke med fru Jones?" Man bør presentere nok informasjon om ens virksomhet på forhånd, der det er mulig. Medisinske kontorer og kredittkortselskaper er unntaket på grunn av konfidensialitetslover. I dette tilfellet kan de som ringer bare oppgi navn og nummer.

Telefonetikette krever at både den som ringer og mottaker er klar til å skrive ned informasjon når det er nødvendig. Før du ringer, eller tar en, må du være sikker på å ha et arbeidsutstyr, all informasjon man måtte trenge å gi, og noe å skrive på.

For personens skyld på den andre linjen, hold telefonsamtaler kort, men vennlig. Når virksomheten er gjennomført, avslutt med enkel takk, enten for å bruke en bedrift eller for å gi nødvendig informasjon. Takk bør gjengjeldes for å fremme god telefonetikette. Også, ber oppmerksom på forskjellige tidssoner. Sikt på å ringe på dagtid. Unngå samtaler før kl. 09.00, og etter 21.00.

Grunnleggende telefonetikette krever også høflighet for advokater. Det er ikke nødvendig å lytte til en hel salgstone. Man kan spørre navnet og virksomheten til en advokat, som vanligvis jobber med et manus, og deretter uttrykke uinteresse i virksomheten eller produktene. Man kan også oppgi at han eller hun ikke doser virksomhet over telefon. Man kan også be om å få navnet sitt på en ikke -anropsliste i fremtiden.

Screening -anrop med innringer -ID er akseptabel når man verken har tid eller tilbøyelighet til å snakke med en innringer. En er heller ikke påkrevd av grunnleggende telefonetikette for å returnere telefonsamtaler fra uønskede advokater. Hvis man skjermer ringer fra familie, venner eller forretningsforbindelser, bør man imidlertid gjøre en innsats for å returnere samtaler på en riktig måte.