Hva er dokumentavbildning?

Dokumentavbildning er et essensielt element i å drive forretning i dag. Som et middel til å lage elektroniske kopier av viktige papirer, diagrammer og bilder, hjelper dokumentbilde med å sikre at forretningsdokumenter kan lagres og arkiveres trygt. Her er det grunnleggende som er involvert i dokumentavbildning, inkludert lagring og distribusjon av de lagrede bildene.

Papirdokumentasjon er veldig enkel. Alt som virkelig kreves er en kvalitetsskanner, en USB-kabel for å koble skanneren til en datamaskin, og deretter skanne programvare som gjør det mulig å navngi og lagre det lagrede bildet. Mens dokumentskannere pleide å være noe dyre, er enheter i god kvalitet tilgjengelig i dag til svært rimelige priser. Dette gjør dokumentavbildning mulig for både bedrifter og i hjemmet.

Når programvaren er lastet inn på harddisken, og skanneren gjenkjennes av systemet, plasserer du dokumentet med forsiden ned på skannerskjermen og trykker på start-tasten for å starte skanningen. Arbeider på en måte som ligner en kopimaskin, vil skanneren lage et bilde av dokumentet, og fungerer fra den ene enden til den andre. Når siden er fullført, vil det være mulig å bruke programvaren til å navngi det skannede dokumentet og deretter lagre det på datamaskinens harddisk. Alternativt kan det skannede dokumentet lastes på en CDR eller lastes opp til en server for lagring og gjenfinning.

Fordelene med dokumentskanning er rikelig. Det ene ved å lage en elektronisk kopi av verdifulle dokumenter sikrer at selv i tilfelle originalen går tapt, kan den gjenskapes ved å skrive ut den elektroniske kopien. For det andre kan verdifulle arkiver fra tidligere år fanges og bevares, siden dokumentavbildning lager en kopi som ikke vil blekne, bli gul med alderen eller bli sprø etter hvert. Til slutt, dokumentavbildning gjør det veldig enkelt å dele kopier av papirdokumenter med eksterne steder.

For eksempel, hvis en salgsmedarbeider er utenfor landet og trenger å se en kopi av en kundekontrakt, er det ikke nødvendig å påløpe utgiftene som er forbundet med å lage en papirkopi og sende den av en budtjeneste. I stedet kan det skannede dokumentet ganske enkelt sendes på e-post eller plasseres i et nettverk den tilknyttede kan få tilgang til. Det som pleide å ta dager nå, tar bare noen få minutter å oppnå med dokumentavbildning.

Dokumentavbildning har endret måten mange selskaper lagrer viktige dokumenter på, samt gjort det mye enklere å hente data når det er nødvendig. Enten dokumentene består av bilder, kontrakter eller bygningsskjemaer, blir bilder av viktige papirer bevart og tilgjengelige når det er nødvendig.