Hva er ventemeldinger?

Omtrent alle som har kontaktet et selskap for informasjon eller hjelp med et kjøp har opplevd ventemeldinger. Her er det grunnleggende om meldinger på vent, inkludert hvordan du velger en leverandør for meldingsformidlingstjenester.

Konseptet bak ventemeldinger er å bruke det som en gang var uproduktiv tid til å løse to problemer. For det første er det spørsmålet om en kundes oppfatning av tidens gang når han venter på å bli koblet til noen som kan hjelpe med hans eller hennes spørsmål. Der hvor en gang holdemusikk ble ansett som nok, blir mange raskt utålmodige med en endeløs strøm av heisestilmusikk. For den som holder for assistanse, drar tiden ofte forbi, og ser ut til å være dobbelt så lang som den egentlig er. Å bryte opp holdmusikken med småting med informasjon om selskapet, kommende arrangementer, eller annonser for forskjellige produkter eller tjenester levert av selskapet, hjelper ofte til å bryte ensformigheten og forhindre at innringeren blir like utålmodig under holdeprosessen.

Det andre problemet som meldinger som holdes på vent, er å markedsføre selskapets varer og tjenester effektivt. I tilfelle at organisasjonen er en non-profit, fungerer meldingsmeldinger også som en måte å få informasjon om kommende arrangementer eller frivillighetsmuligheter til folk som allerede har interesse for organisasjonen. Å bruke holdtid koster veldig lite og kan gi noen store resultater, enten i salg eller økt støtte fra hele samfunnet.

Bruken av meldinger som en del av holdeprosessen må selvfølgelig oppnås med et høyt nivå av profesjonalitet. For å sikre at meldinger på venting gir riktig tone med innringere, vil mange organisasjoner henvende seg til en leverandør av ventende meldinger for å få hjelp. Bedrifter som spesialiserer seg på meldingstjenester, har ofte utmerkede forfattere på staben som kan komme med skript for ventemeldinger som vil få poenget med klarhet og hastighet. Taletalent er en annen meldingskomponent som et yrke med ventemeldingstjenester kan tilby. Selv om bruk av stemmene til ansatte kan virke som en fin touch, vil bruk av profesjonelt utdannede kunngjørere gi en mer polert levering og gi beskjeden litt mer trøkk.

Meldinger på vent har vist seg å være en flott måte å selge ekstra varer og tjenester til eksisterende klienter. På samme måte hjelper meldinger med venting å varsle innringere som tenker å bli involvert i en veldedig organisasjon, litt rask informasjon om hva slags frivillighetshjelp som trengs. Å bruke denne tidligere døde holdtiden for konstruktiv informasjonsdeling vil uten tvil fortsette å vokse etter hvert som flere organisasjoner av alle typer lærer hvor verdifull ventemeldinger kan være.