Hva er virtuell telefonsvarer?

Virtuell telefonsvarer er en type kommunikasjonsverktøy som gjør det mulig å opprette og bruke en telefonsvarerkonto i et online miljø. Med denne spesielle løsningen er det ikke behov for en telefonsvarer eller kontortelefonsystem med en telefonsvarer. I stedet er den virtuelle telefonsvarerkontoen satt opp for å koble til en ekstern server der innkommende meldinger er lagret. Med de fleste applikasjoner er det mulig å få tilgang til og gjennomgå disse meldingene ved hjelp av en telefon utstyrt med berøringslydstjeneste, eller hvilken som helst datamaskin eller håndholdt enhet med internettfunksjon.

Med virtuelle telefonsvarertjenester som tilbys av en rekke leverandører i dag, innebærer den grunnleggende funksjonen til tjenesten muligheten til å omdirigere innkommende samtaler til telefonsvarertjenesten, hvis samtalen ikke blir besvart innen et antall forhåndsbestemte ringer. Innringeren blir møtt og gitt muligheten til å legge igjen en beskjed. Når meldingen er spilt inn og den som ringer koblet fra, vil systemet generere en e-postvarsling til klienten. Vanligvis vil meldingen inneholde grunnleggende data, for eksempel dato og klokkeslett for meldingen ble liggende. Mer avanserte virtuelle voicemailsystemer kan inkludere informasjon slik som innringer-ID-data relatert til meldingen, inkludert telefonnummeret til den som ringer.

Enhver melding fanget ved hjelp av virtuell telefonsvarer kan hentes på mer enn en måte. En tilnærming er å bruke en telefon for å ringe inn til serveren som inneholder telefonsvarertjenesten, angi riktige tilgangskoder og lytte til meldingene ved å bruke ledetekster som er lagt inn i berøringstonetastaturet på telefonen. En annen strategi er å logge inn på et nettsted som er assosiert med telefonsvarertjenesten og lytte til en lydstrøm av meldingen over Internett.

Å bruke virtuell telefonsvarer til forretningsformål er et smart trekk, siden denne typen kommunikasjonsverktøy kan være veldig nyttig i flere tilfeller. Ansatte som reiser, mottar rettidig varsel om en melding som er igjen i telefonsvareren, og kan bruke hvilken metode som er mest praktisk for å få tilgang til meldingen. Samtidig, hvis et firmas telefonsystem er skadet eller på annen måte gjøres ubrukelig for en periode, kan innkommende samtaler gå direkte til de virtuelle telefonsvarekontoer til nøkkelansatte. Derfra kan ansatte bruke mobiltelefoner til å hente meldingene og enten svare med e-post eller bruke mobiltelefontjenester for å få kontakt med innringerne.