Hva er telefonsvarer?
Talepost er en type meldingstjeneste som tillater innspilling, overføring og lagring av innspilte meldinger. Voicemail, som først og fremst var et verktøy for selskaper og bedrifter, er nå en standardfunksjon med mobilnett. Selv om talepost opprinnelig fungerte som en grunnleggende telefonsvarer som kunne betjene et nettverk av telefoner, kan den i dag integreres med e-post og andre elektroniske nettverk for å lage omfattende meldingssystemer.
Opprinnelsen til telefonsvarer er et omstridt emne; flere selskaper og enkeltpersoner hevder oppfinnelsen for seg selv. De første patentene for opptaksenheter for nettverkstelefoner ble gitt ut på slutten av 1970-tallet og begynnelsen av 1980-tallet. Utviklingen av disse innovative produktene var i stor grad som en reaksjon på økende bekymring for virksomhetens effektivitet; selskaper som har mottatt hundrevis eller til og med tusenvis av samtaler om dagen, kan ha enorme vanskeligheter med å sikre at meldinger ble mottatt riktig og gikk til rett person. Talepost tillot innringeren å legge igjen en detaljert og tydelig melding som den tiltenkte mottakeren kunne lytte til på fritiden. Ved hjelp av et nettverk av telefonutvidelser dedikert til bestemte personer i virksomheten, kunne sekretærer sikre at meldinger gikk til riktig person.
Talemeldingssystemer drives vanligvis ved hjelp av en hoveddatamaskin på stedet eller en operatør utenfor stedet levert av et eksternt selskap. Selv om interne driftssystemer vanligvis er mer tilpasningsdyktige, fjerner eksterne nettverk behovet for at arbeidere eller deltakere skal forstå hvordan de skal kjøre systemet. For å bruke et nettverk på stedet, må minst en person være opplært i drift og styring av systemet, mens styring og vedlikehold av eksterne nettverk drives av nettverkspersonell.
Selv om det er en viss variasjon mellom nettverksleverandører, er mange talemeldingssystemer ganske enkle å sette opp og bruke. Brukeren registrerer en utgående melding med grunnleggende informasjon, for eksempel navn og tilleggsmetoder for å nå ham eller henne. Når en samtale sendes til telefonsvarer, hører den som ringer denne informasjonen før han har muligheten til å spille inn en melding til brukeren. For å lytte til nye meldinger, må brukeren få tilgang til systemet og ofte oppgi en brukervalgt passord. Etter at den nye meldingen er spilt, kan brukeren lagre eller slette meldingen eller spille den på nytt før han går videre til neste lagrede taleopptak.
Noen systemer har også tilleggsfunksjoner, for eksempel sende varsler om en samtale til andre nettverk. Når du legger igjen en melding, kan for eksempel den som ringer ha muligheten til å bla gjennom brukeren. Andre integrerte nettverk kan tillate at innringeren også kan sende en e-postvarsling eller faks til brukeren. Ved å integrere flere meldingssystemer har en innringer en bedre sjanse for å raskt nå sin kontakt med informasjon.
En annen viktig funksjon i mange telefonsvarer er alternativet for å få tilgang til meldinger fra en ekstern telefon eller enhet. For å gjøre det, må personen vanligvis ringe nummeret som er koblet til talemeldingssystemet og vente på at den innspilte utgående meldingen skal spilles. Ved å slå inn en brukervalgt eller nettverkstilordnet tilgangskode, kan du nå meldinger. Fleksibiliteten i systemet anses som en stor styrke av mange, ettersom folk kan nå meldinger i et nettverk fra hvilken som helst telefon eller mobil enhet.