Jak wybrać asystenta osobistego?
Dodanie dowolnego pracownika do zespołu może wywoływać niepokój, ale kiedy trzeba wybrać osobistego asystenta, wymagana jest jeszcze większa ostrożność. Osobisty asystent reprezentuje pracodawcę. Zazwyczaj asystent odbiera połączenia, planuje spotkania i często działa jako łącznik między pracodawcą a klientem. Jako pierwszy punkt kontaktowy asystent musi zaprojektować przyjazne, profesjonalne zachowanie oraz dobrze wyczuć wartości i misję, którą firma chce zrealizować.
Aby wybrać osobistego asystenta, należy najpierw opracować opis stanowiska z określonymi zadaniami. Wymień wszystko, za co będzie odpowiedzialny osobisty asystent, i zanotuj oprogramowanie i programy wymagane do wykonania zadań. Ranguj obowiązki według ważności. Jeśli asystent poświęci 60% dnia na aktualizację treści internetowych, to wybór asystenta z dużym stopniem znajomości Internetu jest koniecznością. Wszystkich pracowników można przeszkolić, ale najlepiej, jeśli mocne strony osobistego asystenta są bezpośrednio zgodne z większością zadań. Okazjonalnych obowiązków można nauczyć się w pracy bez kradzieży czasu na szkolenie.
Następna lista powinna określać etykę pracy firmy. Co jest najważniejsze Być na czas? Wnosisz kreatywne pomysły do zespołu? Terminowe zakończenie pracy? Wybierz osobistego asystenta, który już wykazuje cechy i postawy doceniane przez firmę. Przygotuj wcześniej pytania próbne, aby poznać metody pracy i preferencje kandydata.
Wielu pracodawców ma pokusę, aby wybrać osobistego asystenta o podobnym pochodzeniu i umiejętnościach, ponieważ czują się swobodnie dzięki znajomości. Jest to błąd. Pomysł osobistego asystenta polega na tym, aby mieć w pobliżu kogoś, kto podniesie luz i wesprze zespół. Zamiast zatrudniać kogoś o takich samych umiejętnościach, zapytaj o inne obszary specjalizacji. Wymień bieżące słabości u dołu pytań podczas rozmowy kwalifikacyjnej i zwróć uwagę na tło w tych obszarach.
Aby wybrać osobistego asystenta, który poradzi sobie z wymaganymi zadaniami technicznymi, należy skorzystać z bezpłatnych ocen online. Poziom „eksperta” jednej osoby w programie może być pomysłem innej osoby na „nowicjusza”. Nie zapomnij o obszarach komunikacji. Czy osobisty asystent będzie komunikował się z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych metod korespondencji pisemnej? Zdobądź próbkę pisania. Oprogramowanie, urządzenia biurowe i standardowe procedury biurowe mogą być szkolone, ale poprawa umiejętności pisania dla tych, którzy nie czują się komfortowo w komunikacji pisemnej, może być trudna. Błędy ortograficzne, literówki i słaba gramatyka to dla klienta wielka przeszkoda.
Oceń potrzeby i poświęć trochę czasu na stworzenie opisu stanowiska. Określ kryteria, które muszą mieć, a następnie zawęź listę kandydatów i poproś o testowanie. Zaufaj instynktowi. Jeśli lista kandydatów zostanie odpowiednio zawężona, najlepsze wybory będą prawdopodobnie miały wszystkie najważniejsze cechy. W tym momencie należy dokonać wyboru, wybierając kandydata, z którym masz najlepszy kontakt.