Jak wybrać najlepsze oprogramowanie biznesowe?
Oprogramowanie zapewniające wydajność biznesową może radykalnie zmienić sposób działania firmy. Trudność polega na wybraniu odpowiedniego pakietu oprogramowania biznesowego dla firmy. Wybór pakietu obejmuje zbudowanie w firmie sprawy dotyczącej oprogramowania biznesowego. Po wykonaniu sprawy konieczne będzie wyszczególnienie listy wymagań dotyczących oprogramowania do wydajności biznesowej, utworzenie listy kandydatów, a następnie przycięcie listy w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa. W tej chwili pomocny może być konsultant.
Pierwszym zadaniem jest określenie potrzeb firmy i określenie, dlaczego potrzeby te zostałyby zaspokojone przez oprogramowanie do zarządzania wydajnością biznesową. Większość systemów biznesowych obejmujących całe przedsiębiorstwo wymaga znacznych inwestycji, dlatego ważne jest, aby system przyniósł pozytywny wynik. Jednym z ważnych rezultatów jest poprawa informacji wykorzystywanych przez decydentów.
Na przykład oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) w połączeniu z oprogramowaniem baz danych i oprogramowaniem płac może pomóc w procesach budżetowania, planowania i analizy, prezentując ujednolicony system, który pozwala zespołowi zarządzającemu wyodrębnić informacje z wielu systemów za pomocą jednego zapytania. Ulepszenia budżetowania i planowania są ogromną pomocą dla firm, które borykają się z procesem budżetowania, który może trwać nawet sześć do dziewięciu miesięcy w przypadku starszych systemów. Oprogramowanie zapewniające wydajność biznesową może poprawić szybkość i jakość procesu budżetowania, zmniejszając w ten sposób ilość pieniędzy wydanych w tym procesie.
Po przedstawieniu argumentów za oprogramowaniem do wydajności biznesowej, należy wyszczególnić konkretną listę wymagań. Rynek oferuje wiele pakietów, z których większość jest dostosowana do konkretnych potrzeb klienta. W przypadku rachunkowości moduły mogą obejmować oprogramowanie do fakturowania biznesowego, oprogramowanie do płac i pakiety zarządzania aktywami. Niektóre firmy mogą potrzebować zarządzania flotą lub, dla sprzedawców detalicznych, zintegrowany system punktu sprzedaży (POS) jest dostępny u wielu dostawców.
Ważne jest, aby lista wymagań była bardzo szczegółowa, ponieważ wiele firm ma produkty, które na pierwszy rzut oka wydają się podobne. Dwa działy, które mogą najbardziej pomóc, to dział finansowy i dział technologii informatycznych. Dział finansowy będzie miał bardzo specyficzny zestaw wymagań, szczególnie w zakresie produktów księgowych, które stanowią większość pakietów oprogramowania do wydajności biznesowej. Dział IT będzie miał wgląd w to, które pakiety będą najlepiej działać z istniejącą infrastrukturą systemu informatycznego firmy.
Kluczem jest szczegółowość i zrozumienie dokładnie tego, czego potrzebuje firma. Nadaj tej liście priorytet „krytyczny”, „ważny” i „miły”. Dzięki szczegółowemu utworzeniu listy wymagań będziesz mieć pełną dokumentację procesu decyzyjnego, co pozwoli lepiej zrozumieć, kiedy nadejdzie czas na wdrożenie oprogramowanie do zarządzania wydajnością w przedsiębiorstwie. Zapobiegnie to również rozpoczęciu od zera, jeśli zespół wykonawczy będzie niezadowolony z wyników dochodzenia.
Po utworzeniu listy wymagań nadszedł czas, aby utworzyć listę dostawców i przeanalizować ich produkty pod kątem listy wymagań. W tym procesie rozsądne może być zatrudnienie zewnętrznego konsultanta w celu uzyskania obiektywności. Konsultanci posiadający wiedzę specjalistyczną w tej dziedzinie mogą uratować firmę przed wyborem pakietu oprogramowania do wydajności biznesowej opartego na zgrabnej technice sprzedaży, a nie na jej zdolności do zaspokojenia potrzeb firmy. Korzystanie z konsultanta może pomóc zachować uczciwość dostawców i może pomóc w przekierowaniu zespołu selekcyjnego, jeśli zgubi się w krzykliwej prezentacji.
Po zakończeniu i wybraniu odpowiedniego pakietu firma prawdopodobnie napotka kilka wewnętrznych trudności. Wdrażanie oprogramowania jest zwykle trudnym okresem dla firm. Z cierpliwością nowy system oprogramowania zacznie raczej pomagać niż przeszkadzać, o ile wybrałeś oprogramowanie z myślą o potrzebach firmy.