Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych?
Oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych jest drogie w zakupie i wymaga szkolenia, czasu i wysiłku do wdrożenia. Oprogramowanie musi służyć organizacji przez wiele lat. Korzystanie z oprogramowania wpłynie na proces biznesowy organizacji. Ważne jest, aby organizacje dokładnie oceniały swoje potrzeby techniczne, funkcjonalne i pomocnicze oraz porównywały oferty kilku dostawców oprogramowania do modelowania procesów biznesowych, aby wybrać ten, który zapewnia najlepszą wartość.
Organizacja może najpierw chcieć powołać zespół ds. Oceny oprogramowania dla małych procesów biznesowych, aby określić potrzeby organizacji i opracować zapytanie ofertowe (RFP). Zespół może składać się z kierownictwa i pracowników posiadających szeroki zakres wiedzy specjalistycznej w obszarach, na które będzie mieć wpływ oprogramowanie. Zapytanie ofertowe wyprodukowane przez ten zespół można wysłać do kilku wybranych dostawców, którzy wydają się być w stanie spełnić wymagania organizacji.
Zespół oceniający rozważy funkcje i funkcjonalność oprogramowania i porówna je z potrzebami organizacji. Istotne będą typy i formaty produkowanych modeli. Zdolność do generowania kodu na podstawie modeli do tworzenia aplikacji może być krytyczna w niektórych sytuacjach. Jeśli do tworzenia oprogramowania zostaną wykorzystane modele procesów, modele wygenerowane przez nowy system muszą być kompatybilne. Inne funkcje, które można ocenić, to raportowanie, zarządzanie dokumentami, narzędzia do tworzenia formularzy, mechanizmy reguł biznesowych i zarządzanie użytkownikami.
Serwer procesów biznesowych to specjalne oprogramowanie, które może oferować możliwość wykorzystania modeli procesów do projektowania przepływów pracy. Technologia i ludzie wchodzą w interakcje z przepływami pracy, aby zarządzać ich działaniami. Jeśli ta funkcja jest potrzebna, może wpłynąć na ocenę oprogramowania.
W niektórych przypadkach oprogramowanie do modelowania musi spełniać określone standardy branżowe, takie jak Notacja modelowania procesów biznesowych. Nieformalne standardy mogą zachęcać niektóre produkty oprogramowania do modelowania procesów biznesowych do akceptacji w określonych branżach. Zespół oceniający może chcieć rozważyć oprogramowanie, które zostało pomyślnie wdrożone w swojej branży.
Istotne znaczenie może mieć wsparcie oprogramowania, zarówno podczas wdrażania, jak i po instalacji. Oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych może być skomplikowane w implementacji i utrzymaniu. Zespół oceniający będzie chciał ustalić, czy wsparcie dostawcy oprogramowania jest odpowiednie dla potrzeb organizacji.
Niektóre organizacje będą mogły korzystać z określonego oprogramowania w obecnej postaci, podczas gdy inne mogą wymagać jego dostosowania. Zespół oceniający powinien rozważyć, czy konieczne będzie dostosowanie, aby spełnić wymagania organizacji. Dostosowanie zwiększa koszty z góry i może zwiększyć koszty w przyszłości podczas aktualizacji. Ogólnie rzecz biorąc, tańsze jest unikanie dostosowywania oprogramowania.
Ważnym czynnikiem będzie koszt oprogramowania. Należy to oceniać nie tylko pod względem kosztów początkowych, ale także z uwzględnieniem kosztów użytkowania w całym okresie użytkowania. Niektóre czynniki kosztu użytkowania mogą obejmować licencje miejsc, konserwację, modyfikacje i coroczne przedłużenia licencji.
Wybór najlepszego oprogramowania do modelowania procesów biznesowych może pomóc organizacji zwiększyć zwrot z inwestycji (ROI). Oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych umożliwia organizacji przechwytywanie i mapowanie bieżącego procesu biznesowego. Podjęcie inicjatywy przeprojektowania procesów biznesowych może doprowadzić do optymalizacji procesów biznesowych. Oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych jest kluczowym elementem zarządzania procesami biznesowymi, który obejmuje również mapowanie procesów biznesowych i monitorowanie procesów biznesowych.