Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do procesów biznesowych?
Oprogramowanie do procesów biznesowych umożliwia przedsiębiorstwom łatwiejsze angażowanie użytkowników w zarządzanie krytycznymi procesami biznesowymi oraz optymalizację procesów biznesowych. Wybierając pakiet oprogramowania do procesów biznesowych, ważne jest, aby wybrać produkt, który może poprawić przeprojektowanie procesów biznesowych przy jednoczesnym usprawnieniu istniejących procesów. Aby dokonać właściwego wyboru, najpierw musisz wziąć pod uwagę procesy ważne dla przedsiębiorstwa. Następnie rozważ produkty, które wykorzystują najbardziej przyjazny dla użytkownika design, mając na uwadze atmosferę zespołu występującą w większości nowoczesnych korporacji. Wreszcie niezwykle ważne jest zaangażowanie działu technologii informatycznych (IT) w celu wybrania produktu, który działa płynnie z istniejącą architekturą, ale jest skalowalny.
Pierwszy krok w wyborze oprogramowania do procesów biznesowych powinien być najłatwiejszy, ale często jest odwrotnie. Przedsiębiorstwa zwykle tworzą zespoły decyzyjne przy użyciu pracowników ze wszystkich działów firmy i pracownicy ci powinni rozumieć procesy ważne dla przedsiębiorstwa. Rzeczywistość jest taka, że osoby z różnych działów często mają sprzeczne poglądy na temat tego, co jest i nie jest ważnym procesem, dlatego często mądrze jest włączyć zewnętrznego konsultanta, który jest zaznajomiony z oprogramowaniem do procesów biznesowych, aby pomóc usprawnić tę część procesu decyzyjnego. Chociaż zewnętrzny konsultant zwiększa koszty, on lub ona zaoferuje obiektywny obraz firmy i może zasugerować elementy, które zespół może przeoczyć. Może to w dłuższej perspektywie zaoszczędzić pieniądze, zapobiegając konieczności aktualizacji systemu, co może być droższe po zakupie pakietu oprogramowania do procesów biznesowych.
Po opracowaniu listy procesów zespół powinien utworzyć listę narzędzi dopasowanych do wymagań użytkowników i działu IT w pakiecie oprogramowania do procesów biznesowych. Powinno to obejmować komponenty społecznościowe do współpracy zespołu, w tym komunikatory, strony wiki i blogi. Zespoły zarządzające procesami biznesowymi będą potrzebowały niestandardowych przestrzeni do współpracy i powinny mieć możliwość dodawania nowych uczestników zespołu bez potrzeby konsultacji z działem IT. Ponadto procesy biznesowe powinny być łatwe do udokumentowania dzięki wykorzystaniu administracji obrazami, dokumentami i rejestrami, a także śledzeniem sieci i monitorowaniem procesów biznesowych.
Po ukończeniu przez zespół listy procesów i narzędzi dział IT utworzy listę wymagań dotyczących oprogramowania do procesów biznesowych. Dział IT powinien być w stanie szybko dodawać i uruchamiać nowe moduły w razie potrzeby, a także monitorować i zmieniać istniejące procesy biznesowe. W miarę opracowywania nowych procesów biznesowych dział IT powinien być w stanie je szybko wdrożyć, bez przestojów. Serwer procesów biznesowych musi dobrze integrować się z istniejącymi platformami sieci i aplikacji. Wreszcie dział IT powinien szukać niezawodności i skalowalności przy ograniczonym wykorzystaniu sieci.
Jeśli decyzja zostanie podjęta poprawnie, wybrane przez ciebie oprogramowanie do procesów biznesowych będzie składać się z wszystkich elementów o kluczowym znaczeniu dla misji i jak największej liczby „życzeń”. Aby zapewnić tę mieszankę, ważne jest zaangażowanie wszystkich działów, zwłaszcza działu IT, i poszanowanie potrzeb wszystkich działów. Zewnętrzny konsultant może to ułatwić, dzięki czemu wszyscy będą uczciwi. Wybrany produkt powinien być łatwym w użyciu produktem, który sprawi, że przedsiębiorstwo stanie się bardziej wydajne, a przez to bardziej opłacalne.