Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania sprawami?
Aby wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania sprawami, decydenci muszą najpierw ocenić swoje bieżące potrzeby. Należy rozważyć, jakie zadania pracy należy wykonać za pomocą oprogramowania do zarządzania sprawami. Niezbędne jest przeprowadzenie analizy luki między rzeczywistymi potrzebami a obecnymi funkcjami systemu firmy. Częścią tego procesu są również konsultacje z pracownikami, pozyskiwanie ofert od potencjalnych dostawców oraz ocena struktur cenowych i wbudowanych środków bezpieczeństwa.
Zanim firma poprosi o oferty od potencjalnych dostawców oprogramowania do zarządzania sprawami, musi przeprowadzić analizę tego, czego chce od tego oprogramowania. Przeprowadzając wywiady i konsultacje z pracownikami bezpośrednio zaangażowanymi w procesy przepływu pracy w firmie, firma może zacząć ustalać, czego brakuje w obecnym systemie. Osoby odpowiedzialne za wybranie pakietu do zarządzania oprogramowaniem skrzynek powinny również wziąć pod uwagę wszelkie stanowiska, które mogą zostać wyeliminowane lub zmodyfikowane w wyniku możliwości nowego systemu.
Różne pakiety oprogramowania do zarządzania sprawami często eliminują potrzebę niektórych grup roboczych i zadań związanych z przepływem pracy. Celem wyboru dowolnego programu zarządzania sprawami jest zwiększenie wydajności i osiągnięcie pewnego stopnia standaryzacji. Na przykład niektóre funkcje automatycznego wprowadzania danych w aplikacji do zarządzania sprawami mogą wyeliminować potrzebę niskiego poziomu wsparcia administracyjnego. Jeżeli w wyniku wdrożenia należy wyeliminować stanowiska lub ponownie zdefiniować obowiązki, ważne jest, aby rozwiązać te obawy z pracownikami przed wyborem programu.
Gdy firma ma pojęcie o tym, co chce osiągnąć program zarządzania sprawami, osoby podejmujące decyzje mogą zacząć składać oferty od potencjalnych dostawców. Część tego procesu obejmuje badanie różnych dostawców i programów. Wiele wstępnych badań można przeprowadzić online, co da firmie wyobrażenie o dostępnych opcjach i informacje kontaktowe dla przedstawicieli dostawców, którzy mogą udzielić bardziej szczegółowej oceny. Wiele z tych aplikacji można dostosować do konkretnych potrzeb.
Ponieważ oprogramowanie do zarządzania sprawami zawiera bazę danych informacji związanych z aktami prawnymi i medycznymi, wbudowane środki bezpieczeństwa są niezwykle ważne. Poziom technologii szyfrowania i metod autoryzowanego dostępu używanych przez każdą aplikację będzie dodatkowym czynnikiem przy wyborze odpowiedniego programu. Ważne jest również, aby pomyśleć o zgodności z obecnymi systemami komputerowymi i innymi używanymi aplikacjami korporacyjnymi. Przy wyborze programu zarządzania sprawami należy wziąć również pod uwagę typowe krzywe uczenia się, ponieważ pracownicy będą musieli zaaklimatyzować się w nowym systemie.