Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania przypadkami?
Aby wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania przypadkami, decydenci firmy muszą najpierw ocenić swoje obecne potrzeby. Należy wziąć pod uwagę, jakie zadania zawodowe należy wykonać dzięki oprogramowaniu do zarządzania sprawami. Niezbędne jest przeprowadzenie analizy luki między rzeczywistymi potrzebami a funkcjami obecnego systemu firmy. Konsultowanie pracowników, pozyskiwanie propozycji ofert od potencjalnych dostawców oraz ocena struktur cenowych i wbudowanych środków bezpieczeństwa są również częścią tego procesu.
Zanim firma pozyska propozycje ofert od potencjalnych dostawców oprogramowania do zarządzania sprawami, musi przeprowadzić analizę tego, co chce, aby oprogramowanie. Rozpoczęcie rozmowy i konsultacji z pracownikami, którzy są bezpośrednio zaangażowani w procesy przepływu pracy firmy, firma może zacząć określać, czego brakuje obecny system. Osoby odpowiedzialne za wybranie pakietu zarządzania oprogramowaniem, powinni również wziąć pod uwagę wszelkie stanowiska, które mogą zostać wyeliminowane lub MOróżni się w wyniku możliwości nowego systemu.
Różne pakiety oprogramowania do zarządzania przypadkami mogą często wyeliminować potrzebę niektórych grup roboczych i zadań przepływu pracy. Celem wyboru każdego programu zarządzania przypadkami jest zwiększenie wydajności i osiągnięcie pewnego stopnia standaryzacji. Na przykład niektóre zautomatyzowane funkcje wprowadzania danych w aplikacji do zarządzania sprawami mogą wyeliminować potrzebę wsparcia administracyjnego niskiego poziomu. Jeśli pozycje muszą zostać wyeliminowane lub na nowo zdefiniowane obowiązki w wyniku wdrożenia, ważne jest rozwiązanie tych problemów wśród pracowników przed wybraniem programu.
Gdy firma ma pojęcie o tym, co chce osiągnąć program zarządzania sprawami, jej decydenci mogą zacząć prosić o oferty potencjalnych dostawców. Część tego procesu polega na badaniu różnych dostawców i programów. Wiele początkowych badańMożna prowadzić online, co da firmie wyobrażenie o dostępnych opcjach i przekazanie informacji kontaktowych przedstawicielom dostawców, którzy mogą udzielić bardziej dogłębnej oceny. Wiele z tych aplikacji można dostosować zgodnie z określonymi potrzebami.
Ponieważ oprogramowanie do zarządzania sprawami zawiera bazę danych związanych z aktami spraw prawnymi i medycznymi, wbudowane środki bezpieczeństwa są niezwykle ważne. Poziom technologii szyfrowania i autoryzowanych metod dostępu, z którego korzysta każda aplikacja, będzie dodatkowym rozważaniem przy wyborze odpowiedniego programu. Ważne jest również zastanowienie się nad kompatybilnością z aktualnymi komputerowymi systemami sprzętowymi i innymi aplikacjami dla przedsiębiorstw, które są używane. Przy wyborze programu zarządzania sprawami należy również wziąć pod uwagę typowe krzywe uczenia się, ponieważ pracownicy będą musieli być zaaklimatyzowane do nowego systemu.