Jak wybrać najlepszą platformę współpracy?
Szukając najlepszej platformy współpracy, oceń swoje potrzeby i oczekiwania dotyczące oprogramowania. Większość platform współpracy oferuje podstawowe funkcje komunikacyjne, przechowywanie danych, udostępnianie plików, narzędzia do rozwiązywania problemów i udogodnienia konferencyjne. Należy również wziąć pod uwagę szybkość, łatwość użycia, dodatkowe funkcje i związane z tym koszty.
Trzy podstawowe i najważniejsze cechy każdej platformy współpracy to scentralizowane przechowywanie danych, narzędzia komunikacji i narzędzia do rozwiązywania problemów. Scentralizowane przechowywanie danych eliminuje potrzebę przechowywania danych przez każdego współpracownika na jego komputerze i pomaga zachować spójność i aktualność danych. Udostępnianie plików na żywo to kolejna przydatna funkcja, która ułatwia współpracownikom udostępnianie dokumentów lub arkuszy kalkulacyjnych w grupie.
Narzędzia komunikacji mogą obejmować takie funkcje, jak konferencje internetowe, spotkania grupowe lub prywatne, protokół VoIP, systemy poczty e-mail lub komunikatory internetowe. Przesyłanie strumieniowe wideo na żywo jest bardzo skuteczne podczas konferencji lub spotkań online, a niektóre platformy współpracy oferują funkcję wirtualnej tablicy do prezentacji. Konieczne może być również wykluczenie współpracownika ze spotkania, a niektóre platformy na to pozwolą.
Narzędzia do rozwiązywania problemów są ważne, gdy wszyscy współpracownicy szybko i łatwo rozwiązują problemy. Niektóre platformy mają zintegrowaną sekcję pomocy, do której dostęp może uzyskać każdy z współpracowników grupy. Ta funkcja pomaga ograniczyć korzystanie z usług specjalistów lub usług zewnętrznych i może zaoszczędzić czas i pieniądze.
Platformy współpracy mogą przybierać różne formy i mogą być instalowane na komputerze lokalnym lub instalacji ze zdalnego serwera. Niektóre platformy są oparte na Internecie, a współpracownicy mogą uzyskać dostęp do platformy za pomocą nazwy użytkownika i hasła. Instalacja lub rodzaj wybranej platformy może mieć wpływ na szybkość i wydajność platformy. Szybkość jest ważnym czynnikiem, ponieważ opóźnienie lub niska wydajność mogą powodować problemy podczas konferencji internetowych lub korzystania z VoIP.
W niektórych przypadkach może być konieczne stworzenie profesjonalnej platformy do skonfigurowania platformy współpracy. W takim przypadku dobrze jest sprawdzić, czy dostawca oferuje również szkolenia dla członków zespołu korzystających z platformy współpracy, ponieważ pomoże to zespołowi zrozumieć, jak działa platforma i zapewni optymalną wydajność od samego początku. Większość platform jest dość łatwa w użyciu, ale funkcje i funkcje różnią się znacznie w zależności od platformy, więc pełne zrozumienie systemu może zająć współpracownikom trochę czasu.
Ostatnia kwestia dotyczy tego, czy wolisz korzystać z oprogramowania typu open source, czy z zastrzeżonego oprogramowania. Jeśli masz napięty budżet, najlepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie typu open source, ponieważ pakiety te można uzyskać bezpłatnie. Większość tych pakietów oferuje podstawowe potrzebne funkcje, ale jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, może być w twoim najlepszym interesie wybrać płatny pakiet oprogramowania.