Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentów?
Obieg dokumentów opisuje proces, przez który dokument przechodzi w ramach regularnych operacji organizacji. Na przykład obieg dokumentów firmy produkcyjnej może rozpocząć się od modelu zaprojektowanego przez inżynierów, który jest następnie przekazywany profesjonaliście, który tworzy zestawienie materiałów na podstawie tego projektu. Gdy specjalista określi koszty i dostawców, może on następnie przekazać ten dokument kierownikowi lub specjalistowi, który może edytować i zatwierdzać zamówienie. Specjaliści używający oprogramowania do obiegu dokumentów zajmują się tworzeniem jasnego i przejrzystego procesu, który można zautomatyzować i który może pomóc organizacji w zwiększeniu wydajności. Aby wybrać najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentów, pomocne może być wzięcie pod uwagę potrzeb Twojej organizacji, jakości oprogramowania oraz określenie, które tryby dostępu najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom.
Niektóre podstawowe rodzaje oprogramowania do obiegu dokumentów umożliwiają użytkownikom dostęp do dokumentów szablonów i mogą być synchronizowane z systemami e-mail, w ten sposób użytkownicy mogą automatycznie dołączać dokumenty do wiadomości e-mail. Te podstawowe systemy pozwalają również menedżerom przepływu pracy tworzyć proste systemy z zestawem etapów, przez które dokument musi przejść. Systemy te są idealne dla mniejszych firm, które zajmują się głównie wewnętrznym obiegiem dokumentów.
Bardziej złożone oprogramowanie do obiegu dokumentów umożliwia użytkownikom tworzenie własnych szablonów i generowanie raportów dotyczących wydajności procesu przepływu pracy. Systemy te mogą również umożliwiać użytkownikom tworzenie interfejsów klienta. Dostęp do tych interfejsów mają klienci, którzy chcieliby składać zamówienia lub aplikacje. Tego rodzaju oprogramowanie jest często preferowane przez profesjonalistów, których systemy przepływu pracy wykraczają poza wewnętrzne działania organizacji.
Łatwość obsługi, dokładność zgłaszania i możliwość działania bez zakłóceń to czynniki, które mogą wpływać na jakość. Kilka wskazówek dotyczących wyboru najwyższej jakości oprogramowania do obiegu dokumentów można poprosić kolegów z podobnej branży o rekomendacje. Wielu specjalistów uważa, że publikacje branżowe są świetnymi zasobami, które zapewniają dogłębne badania i oceny różnych rodzajów oprogramowania.
Zasadniczo istnieją dwa różne tryby dostępu do oprogramowania do obiegu dokumentów. Z jednej strony większe firmy mogą preferować zakup oprogramowania, które można zainstalować na komputerach sieci organizacyjnej. W takich przypadkach organizacja jest właścicielem oprogramowania i odpowiada za aktualizację funkcji i bezpieczeństwa.
Mniejsze firmy mogą korzystać z oprogramowania na żądanie. Jest to oprogramowanie, do którego użytkownicy mogą uzyskać dostęp online. Oprogramowanie na żądanie zwykle wymaga, aby organizacja uiściła opłaty za użytkowanie. Zaletą tej metody dostępu jest to, że użytkownicy mogą polegać na hoście oprogramowania w celu aktualizacji zabezpieczeń i funkcji, co pozwala na mniejszą zależność od techników komputerowych.