Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do przepływu pracy?

Dokument Workflow opisuje proces, w którym dokument przechodzi w regularnych operacjach organizacji. Na przykład przepływ pracy firmy produkcyjnej może rozpocząć się od modelu zaprojektowanego przez inżynierów, który jest następnie przekazywany profesjonalistom, który tworzy listę materiałów na podstawie tego projektu. Po ustaleniu kosztów i dostawców przez profesjonalistę może on przekazać ten dokument do menedżera lub profesjonalisty, który może edytować i zatwierdzić zamówienie. Specjaliści, którzy korzystają z oprogramowania do przepływu pracy, są zaniepokojeni tworzeniem jasnego i przejrzystego procesu, który można zautomatyzować i który może pomóc organizacji w większym wydajności. Aby wybrać najlepsze oprogramowanie do przepływu pracy dokumentu, pomocne może być rozważenie potrzeb organizacji, jakości oprogramowania i ustalenie, które tryby dostępu najlepiej pasują do twoich potrzeb.

Niektóre podstawowe oprogramowanie do pracy w dokumencie umożliwiają użytkownikom dostęp do dokumentów szablonto sposób, w jaki użytkownicy mogą automatycznie dołączać dokumenty do wiadomości e -mail. Te podstawowe systemy pozwalają również menedżerom przepływu pracy tworzenie prostych systemów z zestawem etapów, za pomocą których dokument musi przejść. Systemy te są idealne dla mniejszych firm, które dotyczą przede wszystkim wewnętrznego przepływu pracy.

Bardziej złożone oprogramowanie do przepływu pracy umożliwia użytkownikom tworzenie własnych szablonów i generowanie raportów dotyczących wydajności procesu przepływu pracy. Systemy te mogą również umożliwić użytkownikom tworzenie interfejsów klienta. Do tych interfejsów można uzyskać klienci, którzy chcieliby składać zamówienia lub aplikacje. Tego rodzaju oprogramowanie jest często uprzywilejowane przez profesjonalistów, których systemy przepływu pracy wykraczają poza wnętrze funkcjonowania organizacji.

Życzliwość użytkownika, dokładność raportowania i możliwość działania bez nieprawidłowości to czynniki, które mogą wpływać na jakość. Kilka wskazówek dotyczących wyboruNajwyższej jakości oprogramowanie do przepływu pracy jest proszenie współpracowników w podobnej branży o rekomendacje. Wielu specjalistów uważa, że ​​publikacje handlowe są świetnymi zasobami, które zapewniają dogłębne badania i oceny różnego rodzaju oprogramowania.

Ogólnie

Zasadniczo istnieją dwa różne tryby dostępu do oprogramowania do przepływu pracy dokumentów. Z jednej strony większe firmy mogą preferować zakup oprogramowania, które można zainstalować w komputerach sieci organizacyjnej. W takich przypadkach organizacja jest właścicielem oprogramowania i jest odpowiedzialna za aktualizację funkcji i bezpieczeństwa.

Mniejsze firmy mogą skorzystać z oprogramowania na żądanie. Jest to oprogramowanie, do którego użytkownicy mogą uzyskać dostęp online. Oprogramowanie na żądanie zwykle wymaga, aby organizacja płaci opłaty za użytkowanie. Zaletą tej metody dostępu jest to, że użytkownicy mogą polegać na hosta oprogramowania w celu zaktualizowania bezpieczeństwa i funkcji, umożliwiając mniejszą zależność od techników komputerowych.