Jak wybrać najlepszy EDI?
Przy wyborze elektronicznej wymiany danych (EDI) należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Do najważniejszych należą budżet, wielkość firmy i konkretne potrzeby. Korzystne może być również rozważenie zdolności organizacji do obsługi systemu EDI przed dokonaniem zakupu. Wiele firm decyduje, którą elektroniczną wymianę danych kupić, w oparciu o systemy, z którymi regularnie komunikują się firmy.
Format jest ważnym elementem do rozważenia przy wyborze elektronicznego systemu wymiany danych. Niektóre firmy mogą kupić wersję, która korzysta z oprogramowania i musi być zintegrowana z systemem komputerowym organizacji. Jest to zazwyczaj dobra opcja dla większej firmy z personelem wsparcia technicznego. Firmy, które nie chcą pobierać EDI, mogą korzystać z interfejsu internetowego. Może to być lepszą alternatywą dla mniejszych organizacji.
Potrzeby firm, z którymi organizacja się komunikuje, to kolejny czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze EDI. Niektóre firmy mają surowe przepisy dotyczące formatu i metod dostawy używanych do transportu dokumentów. Podczas gdy elektroniczne wymiany danych mają zwykle uniwersalną konfigurację, istnieją pewne szczegóły, które mogą być specyficzne dla niektórych systemów. Firma może także postrzegać system wykorzystywany przez partnera jako sprawdzony podmiot, jeśli okaże się korzystny dla tego biznesu.
Budżet jest kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy poszukiwaniu EDI. Oprócz opłat za uruchomienie należy pamiętać o cenie aktualizacji i konserwacji. Przydatna może być również ocena czasu, jaki personel techniczny poświęci na produkt i oszacowanie wpływu finansowego.
Interfejs EDI jest kolejnym ważnym elementem do rozważenia. Może to częściowo zależeć od zdolności technicznych personelu, który ma korzystać z systemu. Bardziej biegli pracownicy mogą chcieć zarządzać złożonym systemem, podczas gdy mniej technicznych specjalistów może chcieć bardziej przyjaznego dla użytkownika interfejsu.
Przydatne może być również rozważenie, ile i jaki wolumen będzie obsługiwać elektroniczna wymiana danych. Jednym ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest średnia liczba dokumentów do wymiany, od codziennych szacunków po roczne wykorzystanie. Liczba pracowników, którzy zgodnie z oczekiwaniami będą korzystać z systemu, może również mieć wpływ na decyzję o zakupie. Korzystanie z interfejsu internetowego może być łatwiejsze, jeśli od osób oczekuje się wysyłania dokumentów.