Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do kontroli zapasów?
Istnieją dosłownie setki programów do kontroli zapasów i wybór najlepszego dla konkretnej firmy jest koniecznością. Należy wziąć pod uwagę, jakie funkcje oferuje oprogramowanie do kontroli zapasów, cenę początkową, wszelkie powtarzające się opłaty, kompatybilność oprogramowania z obecnymi systemami oraz jego skalowalność. Wiedza o tym, co jest potrzebne do wspierania działalności firmy, pomoże również podjąć właściwą decyzję o zakupie.
Wspólne funkcje oprogramowania do kontroli zapasów obejmują śledzenie poziomu zapasów, historię zamówień, bieżący status zamówień oraz standardowe tabele cen. Inne funkcje mogą obejmować: śledzenie numerów seryjnych, automatyczne zmiany kolejności punktów, śledzenie daty ważności, tabele wyceny ilościowej, wiele metod kosztowych, separację zapasów w wielu lokalizacjach oraz możliwości procesu zestawiania lub zestawienia komponentów (BOM). Niektóre lub wszystkie z tych funkcji mogą być wymagane w zależności od rodzaju firmy, która będzie korzystała z oprogramowania.
Cena i opłaty cykliczne to inne czynniki, które należy sprawdzić przy podejmowaniu decyzji o zakupie oprogramowania do kontroli zapasów. Ponieważ cena zakupu zostanie zapłacona z góry, określ, jak długo oprogramowanie będzie używane do obliczania kosztu rocznie. Powtarzające się opłaty, takie jak opłaty licencyjne, opłaty za uaktualnienia i opłaty za rozwiązywanie problemów, również powinny zostać sprawdzone. Ceny tych „dodatków” różnią się znacznie w zależności od dostawcy, więc firmy powinny zrozumieć, jak często ich firma może potrzebować korzystać z tych usług, aby ustalić, czego mogą oczekiwać.
Zgodność oprogramowania z obecnymi systemami może być najważniejszym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o wyborze najlepszego oprogramowania do kontroli zapasów. Zazwyczaj systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) zawierają już moduł kontroli zapasów. Jeśli firma nie korzysta z systemów ERP lub ma inne systemy, takie jak badania i rozwój (R&D), śledzenie zmian inżynieryjnych, zarządzanie magazynem i zarządzanie finansami w celu włączenia ich do nowego oprogramowania do kontroli zapasów, specjalista IT powinien sprawdzić zgodność. Jeśli obecne i nowe oprogramowanie nie są kompatybilne, firma nie odniesie pełnej korzyści z przepływu wszystkich informacji z jednego systemu do drugiego.
Skalowalność to kolejny czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do kontroli zapasów. W zależności od wielkości i przyszłych planów firmy niektóre oprogramowanie może być lepsze od innych. Na przykład, jeśli firma planuje znaczną ekspansję w krótkim czasie, czy oprogramowanie będzie w stanie obsłużyć znacznie więcej użytkowników i plików danych? Istotnym czynnikiem w procesie decyzyjnym jest zapewnienie, że oprogramowanie do kontroli zapasów może się rozwijać w miarę rozwoju firmy.