Jak wybrać najlepszy proces inwentaryzacji?
Proces inwentaryzacji reprezentuje określone etapy lub procedury stosowane przez firmę podczas przenoszenia produktów wynalazców w ramach ich operacji biznesowych. W środowisku biznesowym istnieją różne rodzaje zapasów. Firmy produkcyjne i produkcyjne zwykle zajmują się surowcami, produkcją w toku i wyrobami gotowymi. Magazyny, dystrybutorzy i detaliści zajmują się głównie produktami końcowymi gotowymi do sprzedaży dla osób prywatnych i firm. Mimo że te dwie grupy reprezentują firmy na różnych końcach łańcucha dostaw, procesy magazynowe mogą być podobne w obu grupach.
Szeroki przegląd procesu inwentaryzacji to system wykorzystywany przez firmę do śledzenia zapasów w księdze rachunkowej. Okresowe i wieczyste systemy magazynowe są najczęściej spotykane w firmach. Okresowe systemy magazynowe nie aktualizują księgi głównej firmy dla każdego określonego ruchu zapasów. Firmy zazwyczaj zaczynają od bilansu otwarcia zapasów i aktualizują informacje co kwartał lub rok. Niektóre firmy mogą chcieć aktualizować swoje okresowe systemy inwentaryzacji co miesiąc. Systemy wieczystych zapasów aktualizują księgę główną firmy po każdym zakupie, sprzedaży lub dostosowaniu konta zapasowego firmy. Chociaż systemy ciągłej inwentaryzacji wymagają więcej pracy, zapewniają bardziej dokładny system zarządzania poszczególnymi procesami inwentaryzacyjnymi.
Firmy powinny wybrać każdy pojedynczy proces magazynowy zgodnie z rodzajem produktów w firmie. Firmy produkujące lub sprzedające jednorodne produkty lub produkty w dużych partiach mogą preferować prostszy proces inwentaryzacji. Firmy często otrzymują, przechowują, opisują i sprzedają te produkty asortymentowe bez sprawdzania każdego pojedynczego elementu. Pobieranie próbek jest powszechnym procesem kontroli jakości dla towarów jednorodnych lub partii. Firmy ocenią jakość zapasów, wybierając losową próbkę do sprawdzenia zapasów.
Zapasy składające się z poszczególnych towarów lub linii produktów zwykle wymagają bardziej szczegółowego procesu inwentaryzacji. Firmy poświęcają mnóstwo czasu na zarządzanie, etykietowanie i wycenę tych towarów, ponieważ koszt każdego produktu jest zwykle inny. Właściciele firm i menedżerowie często śledzą te elementy indywidualnie, aby zrozumieć, które elementy wymagają uzupełnienia w firmie. Firmy z ogromnymi zapasami poszczególnych produktów często korzystają z systemu ciągłych zapasów. Dzięki temu mogą przechowywać szczegółowe informacje w księdze rachunkowej w celu dokładnego przedstawienia informacji finansowych związanych z zapasami.
Właściciele firm i menedżerowie muszą również wziąć pod uwagę ilość pracy potrzebnej do zarządzania zapasami. Mniejsze firmy często mają problemy z utrzymaniem procesu inwentaryzacji, ponieważ mają mniej pracowników do wykonania funkcji i dostarczenia sprzedawcy dokładnych informacji o inwentaryzacji. Małe firmy powinny również rozważyć outsourcing procesów inwentaryzacyjnych, które mogą skomplikować ich operacje biznesowe. Właściciele firm mogą również unikać szczegółowych szczegółów zarządzania poszczególnymi procesami magazynowymi.