Jak wybrać najlepszy system płac?
Wybór odpowiedniego systemu płac dla Twojej firmy jest nieco bardziej skomplikowany, niż wiele osób zdaje sobie sprawę. W zależności od tego, gdzie znajduje się Twoja firma, konieczne jest przestrzeganie określonych przepisów rządowych dotyczących prowadzenia dokumentacji, a także zarządzania naliczaniem płac i potrącaniem podatków w sposób zgodny z tymi przepisami. Istnieją również inne funkcje, które mogą okazać się pomocne w systemie wynagrodzeń oraz w poziomie usług i wsparcia zapewnianego pracownikom.
Wielkość Twojej firmy jest często kluczowym czynnikiem przy wyborze najlepszego systemu płac. Obecnie istnieją pakiety oprogramowania typu open source, które zostały zaprojektowane specjalnie dla mniejszych firm, a niektóre z nich zawierają podstawowe oprogramowanie do płac. Takie pakiety są idealne dla kogoś, kto zatrudnia tylko kilka osób i potrzebuje podstawowej pomocy w obliczaniu podstawowej płacy, nadgodzin i nadążania za dniami osobistymi, chorymi i wakacyjnymi ze względną łatwością. Większość tych pakietów typu open source może również współpracować z agencjami skarbowymi na poziomie krajowym i stanowym, co ułatwia nadążanie za wszelkimi zmianami podatkowymi, które wpływają na potrącanie zaliczek lub obliczanie podatków biznesowych.
W sytuacjach, w których system zarządzania płacami powinien zapewniać więcej niż podstawy, warto ustalić, jakie dodatkowe funkcje byłyby pomocne. Na przykład możesz chcieć systemu płac, który ma możliwość drukowania czeków płacowych, a nawet zarządzania opcją bezpośredniego wpłaty, jeśli oferujesz tę usługę swoim pracownikom. Kolejną zaletą bardziej zaawansowanego systemu jest możliwość automatycznego przygotowywania miesięcznych formularzy przychodów, które można drukować i przesyłać pocztą do państwowych i krajowych agencji skarbowych. Tego rodzaju system płac może zminimalizować liczbę godzin potrzebnych do zarządzania tymi funkcjami, umożliwiając przekierowanie tych zasobów na inne aspekty działalności.
Niezależnie od tego, czy pożądany jest podstawowy czy bardziej wszechstronny system płac, należy zawsze wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów. Jednym z tych aspektów jest bezpieczeństwo. System musi być wyposażony w protokoły umożliwiające ograniczenie dostępu do danych płacowych. Niektóre systemy stosują tak zwane podejście do stołówek, polegające na tym, że każdemu autoryzowanemu użytkownikowi przyznawane są określone prawa dostępu do określonych informacji zawartych w bazie danych płac, ale nie do innych rodzajów danych znalezionych w systemie. Oprócz codziennego bezpieczeństwa, najlepsze rozwiązania systemu płac będą również dostępne opcje odzyskiwania danych, które mogą się przydać w przypadku awarii lub uszkodzenia głównej bazy danych.
Najlepsze opcje systemu płac będą również nieco elastyczne, ponieważ łatwo będzie zarządzać dodawaniem pracowników lub przestawianiem istniejących pracowników w nowe grupy działów. Jeśli dany system prawdopodobnie przerośnie za rok lub dwa, prawdopodobnie nie jest wart twojego czasu ani pieniędzy. Wybierz coś, z czego możesz korzystać w perspektywie długoterminowej, nawet jeśli Twoja firma rośnie w zawrotnym tempie.
Pamiętaj, że zawsze możesz zdecydować się na outsourcing listy płac, co eliminuje potrzebę utrzymywania systemu płac w domu. Jeśli jest to realna opcja, upewnij się, że usługa przygotuje wszystkie niezbędne formularze, rutynowo aktualizuje swoje formuły, aby odzwierciedlić obecne przepisy podatkowe i dotyczące potrącania zaliczek, i jest w stanie umożliwić ci dostęp do twoich zapisów płac, kiedy tylko ich potrzebujesz. Obecnie istnieje wielu partnerów, którzy świadczą tego rodzaju usługi według stawek, które nawet mniejsze firmy uznają za atrakcyjne.