Jak wybrać najlepszy obieg publikacji?
Przepływ pracy publikowania opisuje ścieżkę dokumentu od fazy pisania do publikacji. Najlepszy obieg publikacji dla Twojej firmy zależy od wielkości i składu personelu. Twój system jest ograniczony ograniczeniami procesu drukowania i oprogramowania do publikowania. Ważne jest również wybranie procesu przepływu pracy publikowania, który może przebiegać przez różne formy komunikacji. Wybrany przez Ciebie obieg pracy powinien zrównoważyć obawy budżetowe, wydajność i dokładność.
Wielkość twojego miejsca pracy będzie dyktować Twój idealny proces obiegu publikacji. Cały Twój personel może być zaangażowany w edycję materiałów pisanych w małym biurze. Ten przepływ pracy wymagałby „okrągłego robota” edycji, a następnie dostarczenia go do drukarki. Większe biura często charakteryzują się większą hierarchią w zakresie kreatywnego przepływu pracy. Przepływ pracy publikowania w dużym biurze może obejmować dostarczenie wersji roboczej do edytora kopii, edytora sekcji i wydawcy przed wydrukowaniem.
Najlepszy przepływ pracy dla Twojej firmy powinien przewidywać zmiany personalne. Twój przepływ pracy powinien być łatwo wyjaśniony nowym pracownikom zaangażowanym w publikacje. Tymczasowi redaktorzy, pisarze i graficy powinni mieć możliwość łatwego dopasowania do procesu. Dobrą zasadą przy wyborze najlepszego przepływu pracy publikowania jest zaprojektowanie procesu, który mógłby zostać wyjaśniony przeciętnemu czytelnikowi Twojej publikacji.
Podczas opracowywania schematu przepływu pracy należy wziąć pod uwagę oprogramowanie używane przez zespół publikacji. System przepływu pracy może znacznie zwolnić, jeśli autorzy, redaktorzy i zespół drukujący korzystają z różnych wersji tego samego oprogramowania. Ten problem jest spotęgowany, gdy autor używa oprogramowania do publikowania niezgodnego z oprogramowaniem biurowym. Przepływ pracy publikowania powinien przewidywać te problemy, wymagając zgodności od wszystkich w procesie.
Twój idealny model przepływu pracy może być używany z twoim obecnym podejściem do drukowania. Prawdopodobnie będziesz musiał zbudować dodatkowe sesje weryfikacji i edycji na diagramie przepływu pracy, jeśli używasz drukowania offsetowego. Obieg pracy wydawniczej może być bardziej kompaktowy w przypadku usług drukowania na żądanie, ale koszt każdej jednostki jest wyższy niż w przypadku drukowania offsetowego. Rozmiar i częstotliwość publikacji powinny również uwzględniać analizę przepływu pracy. Korekty można wprowadzać w codziennych gazetach i notatkach łatwiej niż w przypadku raportów rocznych.
Twój system przepływu pracy powinien być również zbudowany w taki sposób, aby był odporny na zakłócenia w komunikacji i dostarczaniu dokumentów. Schemat powinien instruować redaktorów, aby zachowali cyfrowe i drukowali kopie publikacji na wypadek awarii zasilania. Proces przepływu pracy publikowania musi również przewidywać awarie sieci, które odłączają zespoły piszące od swoich drukarek. Zespoły zajmujące się pisaniem i edycją powinny używać przenośnych dysków, laptopów i częstych wydruków, aby dostarczać publikacje na czas.