Jak wybrać najlepszy system zarządzania zadaniami?
Wybór najlepszego systemu zarządzania zadaniami może być dość trudny, głównie dlatego, że każdy system jest dostosowany do różnych potrzeb. Aby wybrać najlepszy system, musisz najpierw określić, jakie potrzeby ma spełniać, i opracować budżet. Pamiętaj, że wiele osób wypróbowuje kilka różnych systemów, zanim znajdzie taki, który im się podoba. Jeśli z systemu zarządzania zadaniami będzie korzystało wiele osób, upewnij się, że ma on ulepszone możliwości komunikacji. Najlepszy system może również pomóc w ustaleniu priorytetów zadań, aw razie potrzeby zintegruje planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zarządzanie relacjami z klientami (CRM) na jednej platformie.
Różne systemy zarządzania zadaniami zaspokoją różne potrzeby i są dostępne w różnych cenach. Niektóre mają funkcje obrazowania tekstu i plików, aplikacje internetowe i / lub możliwość ustalania priorytetów zadań. Inne mają funkcje bezpieczeństwa, które pozwalają tylko niektórym użytkownikom korzystać z niektórych funkcji. Przy tak wielu różnych funkcjach ważne jest określenie, jakie funkcje będą potrzebne, aby można było wybrać najbardziej efektywny system. Przekonasz się również, że opracowanie budżetu może pomóc zawęzić listę dostępnych systemów do wyboru.
Niektóre z najlepszych dostępnych systemów zarządzania zadaniami mają świetne możliwości współpracy i komunikacji. Użytkownicy tego rodzaju systemów są w stanie łatwiej się ze sobą komunikować, a jeśli menedżer zdecyduje się to zrobić, może śledzić wydajność użytkowników w czasie rzeczywistym. Mądrze jest również wybrać system, który pozwala na łatwą współpracę w celu zmniejszenia nieporozumień między użytkownikami. Może to pomóc w zmniejszeniu błędów operacyjnych firmy, a tym samym zwiększyć poziom zysków organizacji. Tego rodzaju systemy pomagają również w doskonaleniu przepływu pracy w dużych organizacjach i utrzymaniu kontroli.
Jeśli potrzebujesz systemu, który może priorytetowo traktować twoje działania, wybierz system zarządzania zadaniami, który ma zwiększone możliwości podejmowania decyzji. Ten typ systemu poprosi Cię o podanie różnych aspektów każdego zadania, a następnie o uszeregowanie pod względem ważności listy działań na podstawie danych wejściowych. Wielu użytkowników uważa, że użycie systemu do ustalania priorytetów zadań zapewnia natychmiastową poprawę ich skuteczności w ich realizacji; pomaga to nie tylko użytkownikowi, ale także jego pracodawcy, jeśli system służy do wykonywania obowiązków służbowych.
System zarządzania zadaniami, który ma możliwość integracji technologii ERP i CRM, może być najlepszym typem do wyboru, jeśli odpowiada za zarządzanie relacjami z klientami. Jednym z najbardziej przydatnych aspektów tego typu systemu jest to, że może on szybko konsolidować dane klienta, co umożliwia łatwy dostęp. Zazwyczaj będzie także mógł przypisywać i monitorować działania za pośrednictwem funkcji sprzedaży biletów; ten typ systemu zwykle umożliwia przedstawicielom telefonicznym tworzenie biletów na zapytania lub żądania każdego klienta i rejestrowanie ich za pośrednictwem interfejsów internetowych.
Ostateczny typ systemu zarządzania zadaniami pozwoli Ci korzystać z wielu narzędzi do zarządzania zadaniami. Chociaż może mieć wysoką cenę, pozwoli Ci tworzyć harmonogramy, współpracować z innymi użytkownikami, generować listy zadań i ustalać ich priorytety itp. Umożliwi to również eksportowanie zadań do różnych typów plików, w tym plików tekstowych, dokumentów tekstowych i plików HTML.