Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do wirtualnego biura?
Wybierając oprogramowanie do biura wirtualnego, powinieneś wziąć pod uwagę charakter swojej firmy i zadania, które musisz wykonywać codziennie. Jeśli pracujesz sam, potrzebujesz kilku podstawowych informacji, takich jak oprogramowanie do obsługi poczty e-mail, edytorów tekstu, oprogramowania baz danych, ochrony przed wirusami i programu narzędziowego. Jeśli pracujesz w środowisku zespołowym lub potrzebujesz komunikacji z pracownikami, być może będziesz musiał poszukać dodatkowych funkcji, takich jak wiadomości błyskawiczne i centralne przechowywanie plików.
Dobry program do obsługi poczty elektronicznej jest ważną aplikacją, na którą należy zwrócić uwagę przy zakupie oprogramowania wirtualnego biura. Niektórzy dostawcy usług internetowych (ISP) zapewniają program pocztowy, ale samodzielny program pocztowy może być lepszy. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, takich jak wysyłanie automatycznych odpowiedzi. Większość programów e-mail można pobrać za darmo lub stanowić część systemu operacyjnego.
Oprogramowanie biura wirtualnego powinno zawierać program do edycji tekstu. Istnieje wiele opcji do wyboru. Niektóre programy do edycji tekstu można pobrać jako część darmowego pakietu, więc dobry program do edycji tekstu nie musi być drogi. Niektóre systemy operacyjne zawierają bardzo podstawowe programy do edycji tekstu, ale jeśli prowadzisz firmę, możesz potrzebować czegoś z dodatkowymi funkcjami.
Jeśli jesteś w branży, w której potrzebujesz szybkiego dostępu do informacji lub w której musisz organizować i przechowywać duże ilości danych, program bazy danych powinien stanowić część oprogramowania biura wirtualnego. Niektórzy właściciele firm konfigurują listy do użytku w celach marketingowych, a oprogramowanie baz danych ułatwia to. Programy baz danych można kupić jako część pakietu oprogramowania lub można je pobrać jako darmowy.
Ochrona przed wirusami jest kolejnym ważnym aspektem prowadzenia wirtualnego biura. Jeśli chcesz zabezpieczyć swoje dane, powinieneś zainwestować w dobry program antywirusowy. Programy antywirusowe mogą również zawierać wbudowane zapory ogniowe, które zapewniają dodatkową ochronę. Jeśli wysyłasz pliki tam iz powrotem lub używasz poczty e-mail, powinieneś zainwestować w ochronę przed wirusami.
Programy narzędziowe mogą zoptymalizować wydajność komputera i należy je rozważyć przy inwestowaniu w oprogramowanie do wirtualnego biura. Dobry program narzędziowy ułatwi uruchamianie zadań związanych z wydajnością, takich jak czyszczenie rejestru, usuwanie plików tymczasowych i usuwanie plików cookie. Ten rodzaj oprogramowania można kupić jako samodzielną aplikację lub można go pobrać jako darmowy.
Jeśli pracujesz z zespołem lub masz wirtualnych pracowników, powinieneś nabyć program komunikatora internetowego w ramach konfiguracji wirtualnego biura. Jest to bardzo ważna funkcja, gdy trzeba być w stałym kontakcie z członkiem zespołu, ponieważ wiadomości można wymieniać w czasie rzeczywistym. Program taki jak ten oszczędza również na rozmowach telefonicznych, ponieważ większość komunikatorów internetowych oferuje opcję czatu głosowego. Konferencje grupowe można także przeprowadzać za pomocą komunikatorów internetowych.
Centralne przechowywanie plików jest bardzo ważne podczas pracy w zespole, szczególnie jeśli każdy członek pracuje z innej lokalizacji. Pliki można przechowywać online, zapewniając łatwy dostęp do ważnych informacji. To nie tylko oszczędza czas, ale umożliwia każdemu użytkownikowi pracę z dowolnego miejsca, o ile ma on dostęp do bazy danych. Aplikacje jako usługa (SaaS) często mają tę funkcję, umożliwiając użytkownikom dostęp do oprogramowania za pomocą połączenia internetowego.