Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zlecenia pracy?
Korzystanie z papierowych formularzy zamówień dla firmy może być skutecznym sposobem usuwania i składania zamówień, ale formularze te można łatwo zgubić, pomieszać lub zapomnieć. Dzięki oprogramowaniu do zleceń pracy wszystkie zamówienia są tworzone i przechowywane elektronicznie, dzięki czemu są dobrze zorganizowane i łatwe do pobrania. Dobre oprogramowanie do zleceń pracy powinno zawierać kilka istotnych elementów, aby było najlepsze dla każdej branży. Elementy te obejmują zaawansowany system archiwizacji, który umożliwia porządkowanie plików według daty, priorytetu i klienta; oraz narzędzia do planowania, dzięki czemu pracownik składający zamówienie może zaplanować nowe zadanie wraz z istniejącymi. Cenny jest również system raportowania, który informuje administratorów, którzy pracują nad zadaniem, i postępy w jego realizacji, podobnie jak możliwości mobilne, jeśli firma ma pracowników w terenie.
Po złożeniu zamówienia jest ono składane elektronicznie w oprogramowaniu zlecenia pracy. Jeśli oprogramowanie nie ma zaawansowanego systemu archiwizacji, administratorzy mogą stracić zamówienie. Dobre programy będą mogły wyświetlać wszystkie zamówienia według daty ich realizacji, ich priorytetu i klienta. Dzięki temu administratorzy mogą szybko przejrzeć każde zamówienie i upewnić się, że cała praca została zakończona i nie zapomniana.
W większości firm opartych na usługach planowanie jest wszystkim, ponieważ klienci oczekują najszybszej i najbardziej wydajnej usługi. Narzędzia do planowania w oprogramowaniu do zleceń pracy pomogą administratorowi sprawdzić wszystkie istniejące zadania i zaplanować nowe zadanie na określoną datę i godzinę, a być może nawet określonego pracownika. Utrzymując ogólny harmonogram, firma może być pewna, że wszystkie zadania są wykonywane w najszybszym porządku.
Oprogramowanie do zleceń pracy z funkcjami raportowania pozwala użytkownikom przeglądać zamówienia w oparciu o ich postępy, ilość pieniędzy zarobionych na każdym zadaniu i kto pracował nad zamówieniem. Zaletą tej funkcji jest to, że administratorzy mogą informować o tym, jak dobrze - lub jak słabo - firma robi, w oparciu o liczbę zleceń i kwotę pieniędzy. Pomaga to również firmie sprawdzić, jak dobrze wykonywane są zadania, na podstawie tego, ile czasu zajmuje wykonanie zadań. Jeśli coś zostanie zrobione źle w zadaniu, ta funkcja raportowania pozwala również administratorom sprawdzić, kto został przypisany do zamówienia, dzięki czemu można podjąć działania przeciwko odpowiedniemu pracownikowi.
Oprogramowanie do zleceń pracy z funkcjami mobilnymi będzie przydatne dla firm, które zatrudniają pracowników w terenie, ale prawdopodobnie nie dla tych, którzy wykonują zamówienia wyłącznie na miejscu. Dzięki możliwościom mobilnym program zleceń pracy może wysyłać informacje o zadaniach na telefon komórkowy pracownika. W ten sposób, jeśli pojawi się nowa praca lub coś się zmieni w obecnej pracy, pracownik może zostać szybko poinformowany.