Jak wybrać najlepszą strukturę przepływu pracy?
Aby wybrać najlepszą strukturę przepływu pracy, dobrym pomysłem może być najpierw sporządzenie listy potrzebnych przepływów pracy. Po ustaleniu, z których funkcji programu przepływu pracy możesz czerpać największe korzyści, możesz zapoznać się z różnymi rodzajami oprogramowania na rynku. Jeśli musisz ustawić budżet, prawdopodobnie powinieneś ograniczyć się do przeglądania programów, które oferują potrzebne funkcje i które są sprzedawane za rozsądną cenę. Wielu specjalistów korzysta z zasobów handlowych i rekomendacji współpracowników, aby znaleźć strukturę przepływu pracy o dobrej reputacji.
Przepływ pracy opisuje proces, przez który przechodzi dokument, od jego wprowadzenia do systemu do momentu jego ukończenia. Na przykład w branży ubezpieczeniowej przepływ pracy może opisywać szereg etapów, przez które przechodzi roszczenie. Proces może rozpocząć się w momencie zgłoszenia roszczenia przez klienta i zakończyć się, gdy wniosek zostanie odrzucony lub zatwierdzony. Struktura przepływu pracy opisuje model lub podstawę, która kieruje procesem przepływu pracy.
Aby wybrać najlepszą strukturę przepływu pracy, powinieneś określić, z których funkcji możesz najwięcej skorzystać. Dobrym pierwszym krokiem może być przeprowadzenie analizy bieżącego systemu przepływu pracy. Określ, gdzie procesy można ulepszyć i gdzie są udane. Wielu menedżerów decyduje się na zatrudnienie konsultantów, którzy mogą udzielić cennych informacji zwrotnych. Niektórzy konsultanci mogą również informować menedżerów o aktualnych trendach i przełomach technologicznych, które mogą mieć wpływ na ich decyzje.
Oprogramowanie zapewniające usługi przepływu pracy waha się od bezpłatnych do kosztownych. Aby ułatwić wybór struktury przepływu pracy, dobrym pomysłem może być utworzenie budżetu. Wolne oprogramowanie ma zwykle charakter open source i jest często wykorzystywane przez mniejsze firmy o podstawowych potrzebach. Większe firmy i firmy o złożonych wymaganiach dotyczących przepływu pracy mogą skorzystać z droższego oprogramowania, które może obsługiwać większą liczbę użytkowników i może oferować szereg zaawansowanych usług.
Niektóre typowe funkcje oprogramowania do zarządzania przepływem pracy obejmują usługi e-mail, które usprawniają komunikację i tworzenie szablonów dokumentów, które mogą pomóc profesjonalistom z poszczególnych branż zaoszczędzić czas. Wiele programów rejestruje notację dotyczącą tego, kto otrzymał dokument i kto dokonał w nim zmian. Programy dla branż, w których komunikacja z klientem jest podstawowym czynnikiem, mogą obejmować interfejsy klienta, które są łatwe w użyciu dla klientów.
Jeśli zauważysz, że rozważasz dwa programy przepływu pracy, które wyglądają dość podobnie, dobrym pomysłem może być użycie zasobów handlowych, takich jak strony internetowe i czasopisma. Artykuły i recenzje dotyczące programów ramowych przepływu pracy mogą pomóc Ci dowiedzieć się, jakie rodzaje oprogramowania są najczęściej używane. Pomocne mogą być również targi i rekomendacje współpracowników.