Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy?
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy to system, który pomaga ludziom organizować i automatyzować procesy pracy tworzące biznes. Aby wybrać najlepsze oprogramowanie do organizacji pracy, musisz określić potrzeby swojej firmy, a następnie wybrać oprogramowanie, które zaspokoi wszystkie lub większość Twoich potrzeb. Znalezienie najlepszego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy dla Twojej firmy wymaga oceny potrzeb biznesowych, a następnie zebrania informacji o dostępnych programach, dzięki czemu możesz zawęzić opcje do potrzebnych.
Aby określić, czego potrzebujesz w oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy, pierwszym krokiem jest ocena procesów pracy, które próbujesz zautomatyzować. Na przykład wiele firm korzystających z tego typu modelu przepływu pracy to organizacje handlowe, które mają przedstawicieli handlowych rozmieszczonych w całym kraju. Kiedy przeprowadzasz analizę przepływu pracy w swojej firmie, możesz stwierdzić, że proces wygląda mniej więcej tak: Po pierwsze, dział marketingu wysyła pocztówkę na twoją listę. Jest to logowane w systemie przepływu pracy, dzięki czemu kiedy połączenia przychodzą, przedstawiciele obsługi klienta odbierający połączenie wiedzą, o czym mówi dzwoniący.
Gdy pojawia się zapytanie, przedstawiciel obsługi klienta rejestruje połączenie, a połączenie uzupełniające jest automatycznie przypisywane przez system do przedstawiciela handlowego, który obejmuje dany obszar. Przedstawiciel handlowy dzwoni do potencjalnego klienta i sprzedaje mu produkt, który jest zalogowany w systemie i automatycznie wysyłany do działu realizacji zamówień. Wszystkie te informacje są wprowadzane do oprogramowania do zarządzania przepływem pracy i automatycznie przypisywane lub przekazywane odpowiedniej osobie w firmie.
Oprócz znalezienia programu, który pomaga ustawić procesy na autopilocie, inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszego oprogramowania dla swojej firmy, to koszt, szkolenie i wsparcie. Chociaż możesz znaleźć kilka programów, które pasują do twoich potrzeb, powinieneś rozważyć koszt każdego z nich. Jeśli oprogramowanie mieści się w Twoim budżecie, powinno pozostać na liście. Te, które przekraczają budżet, powinny zostać usunięte.
Następnie przejrzyj szkolenie oferowane przez firmę zajmującą się oprogramowaniem, aby pomóc swoim pracownikom w nauce korzystania z programu. Istotne jest również bieżące wsparcie. Jeśli występują problemy z nauką lub problemy techniczne z oprogramowaniem, firma musi pomóc Twojej firmie i personelowi w przezwyciężeniu tych problemów.
Po dokonaniu oceny wszystkich tych obszarów spójrz na produkty oprogramowania, które pozostały na Twojej liście. Ułóż pozostałe opcje w kolejności, tak aby program spełniał większość Twoich potrzeb u góry. Oprogramowanie, które spełnia większość Twoich potrzeb, jest najlepszym oprogramowaniem do zarządzania przepływem pracy dla Twojej firmy.